CHEFENS MASKINRUM - 1:1 SAMTALERNE

1_1Samtaler.jpg

Vi har tidligere skrevet om, hvor vigtigt det var at få slappet af når du har fri – ikke bare fysisk men også mentalt (styr på tingene – giver ro i hjernen, og et rigere privatliv), og vi har skrevet om chefens to største udfordringer – konstant mangel på tid, og den uendelige række af møder– dag efter dag (med et for lille outcome), og i seneste nyhedsbrev skrev vi om overblik og prioritering af handlingsplanen og den løbende eksekvering. Nu er turen kommet til chefens ”maskinrum” – nemlig medarbejderne, og hvordan vi få mest muligt ud af dette samarbejde til glæde for chefen, medarbejderen og ikke mindst virksomheden. 

Det vi taler om, er 1:1 samtalen mellem chef og medarbejder. Mange holder disse samtaler,  men det er også noget af det første som bliver aflyst/flyttet, hvis der er andre ting på tapetet. Mange chefer har den indstilling at det er medarbejderens møde – de må komme med programmet, mødet er for deres skyld, et møde chefen ikke behøver at forberede sig på etc. I vores optik er det chefens vigtigste møde.

Her har chefen nemlig mulighed for: 

  • At sætte nye skibe i søen.

  • At uddelegere.

  • At følge op på eksisterende opgaver/projekter.

  • At sikre sig, at medarbejderen er velfungerende – dvs. har styr på sine ting, og ikke har flere opgaver end ressourcerne modsvarer.

  • At følge op på de vigtige mus-mål.

 Og medarbejderen har mulighed for: 

  • At få sparring om konkrete problemstillinger.

  • At få afstemt krav og forventningerne på aktuelle opgaver og projekter.

  • At følge op på – og få tilbagemeldinger og status på opgaver som chefen i det indbyrdes samarbejde har påtaget sig.

  • At informere chefen om konkrete problemstillinger, fx arbejdsbelastning/stress, udviklingen i den personlige handlingsplan (=MUS). 

Frekvens og længde:

Hvor tit skal 1:1 samtalerne holdes? Det er umuligt at svare på. Det korte svar er, efter behov. Alle er forskellige – og 1:1 samtalerne skal ”doseres” efter behov. For nogen, vil det være fint med 30 minutter hver måned – nogen er meget selvkørende, og behøver ikke chefen ind-over tingene i samme udstrækning, andre har brug for 30 minutter hver uge, fordi der hele tiden skal træffes beslutninger og at tingene skal være afstemt, så der er fremdrift og enighed om den videre proces. Er begge parter godt forberedte, kan man nå utroligt meget på 30 minutter.

Løbende forberedelse:

Forberedelse er en ”grundsten” i møder, herunder 1:1 samtalen. Den gode gamle læresætning om, at godt begyndt er halvt fuldendt, passer mere og mere på nutidens møder. 

Holder du mange løbende møder, vil det være optimalt at vælge en elektronisk forberedelse – Du kan f.eks. via Outlook’s opgaveliste, oprette en opgave som du kalder ”1:1 med Hanne” og her skrive ned, og sætte mails ind – på den måde sker din forberedelse løbende, og du er sikker på ikke at glemme noget. Den egentlige forberedelse bliver mere en kort gennemgang af dine noter – og på den måde sparer du både tid og får en højere kvalitet, end hvis du forbereder dig kort tid inden mødet. 

Forventningsafstemning: 

Vi har udarbejdet et lille skema, som udfyldes på pc’eren mens mødet holdes:

Det smarte ved skemaet er, at begge er enige om opgavefordelingen og deadlines.

Det er let, som afslutning på mødet at sende det udfyldte skema til den anden. På næste møde gennemgår vi skemaet, og ”hakker” af og sætter nye skibe i søen.

Prøv at forestille dig, at du holder 1:1 samtaler med 10-15 personer – har du overblik over opgaver og processer? Og hvad med deadlines? Og kan du fortsætte 1:1 samtalen lige præcis hvor du slap sidst? Eller er du storforbruger af kliche ”hvordan går det så”…..og en masse snik-snak uden indhold, form og struktur?

1:1 samtaler i verdensklasse:

Ved at bruge vores model, som vi kalder 1:1 samtaler i verdensklasse, kan der vindes masser af minutter, ligesom du får nogle medarbejdere som er meget mere committet til opgaverne – fordi nu involverer chefen sig konkret, og tager ansvar og er sparringspartner, ligesom der kommer en helt anden fremdrift i tingene – for alle parter en helt ny og anderledes samarbejdsform. 

 

Hvis du vil vide mere, er du velkommen til at kontakte os:

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk