BEDRE OG MERE EFFEKTIV MØDELEDELSE

MØde3.png

De fleste chefer og ledere som vi møder på vores vej, har rigtig mange møder. Det er ikke ualmindeligt, at en chef kan have 80% eller mere af sin tid mellem kl. 08.00 til kl. 17.00 optaget med møder – hver dag, året rundt. 

  • Er alle møderne så udbytterige og effektfulde?

  • Bliver tingene flyttet i den rigtige retning?

  • Overholdes deadlines?

  • Er medarbejderne glade for møderne? 

Her er svaret et klokkeklart NEJ!. Der er masser af gode møder, men der er bestemt også det modsatte.

 

VEJEN TIL ET SUCCESFULDT MØDE:

Hvordan sikrer du dig, som mødeleder et godt og succesfuldt/effektivt møde?  

Hvordan kan du afholde møder, hvor deltagerne glæder sig til mødet, føler sig involveret og hver gang mærker fremdrift i tingene?

Vi har nedenfor beskrevet nogle af de faktorer, man som mødeleder skal være opmærksom på for at få udbytterige møder.

  • Begynd mødet til tiden:

Vores anbefaling er altid at starte mødet til tiden, uanset om alle er mødt op eller ej. Det koster tid og penge at vente for de øvrige deltagere. Det betyder også, at den tidsestimering der er i mødeagendaen kan risikere at ”skride”. Så vær konsekvent i dette, og du vil opleve at de medarbejdere, der ikke kan finde ud af møde til tiden, vil begynde på det. 

Den hårde model er at låse døren, men det kunne også være en mulighed, at der var en lille ”straf” efter mødet, som eksempelvis at skulle synge en sang, som de øvrige deltagere har valgt. En løsning kunne også være en bødekasse til kagerne om torsdagen😊 Eller påtal det direkte overfor vedkommende.

  •  Start mødet med noget positivt:

Det er altid en god idé at starte med en positiv historie, for at få sat stemningen godt fra starten. Det gør det nemmere at gennemføre mødet, når der en god stemning fra starten. Ros evt. deltagerne for de sidste resultater, som er opnået.

  •  Involvér deltagerne:

Det at være mødeleder er ikke lig med, at mødelederen alene har ordet.

For at få et så ”levende” møde som muligt, er det vigtigt at involvere deltagerne. Dvs. uddelegér nogle af emnerne på forhånd,  og vær præcis i dine forventninger til forberedelsen og indholdet. På den måde sikres det også, at mødedeltagerne er forberedte, idet de færreste vil møde op og sige ”Det har jeg ikke lige fået set på”.

Stil krav til mødedeltagerne ved at uddelegere emner. Eksempelvis at næste gang skal vi drøfte den seneste klimamåling. Ole har ansvaret for at præsentere de overordnede konklusioner. I andre har ansvaret for at komme med konkrete input på de 3-4 indsatser, som vi skal have besluttet til næste gang.

  • Indled mødet med at præsentere emne, forventet resultat, afsat tid og hvad der forventes af deltagerne:

Når du anvender agenda/referatet, som vi gennemgik i sidste Nyhedsbrev, er det et perfekt afsæt til at kunne sætte scenen rigtigt fra starten. Dvs. vær præcis i formål/mål på hvert mødepunkt og forventet tidsforbrug på hvert punkt. Der er ingen deltagere, som herefter er i tvivl om, hvad der skal gennemgås og hvorfor.

  •   Hold deltagernes indlæg korte og relevante:

Pas på, at drøftelserne ikke kommer ud af et spor, som ikke er relevante for det pågældende emne. Parkér diskussionen og tilbyd, at det evt. kan komme med på et senere møde. Risikoen er, at mødelederen ikke kan holde tidsplanen og man måske er nødt til at droppe det sidste punkt på agendaen, og det er jo ikke tilfredsstillende for nogen.

 Gør løbende deltagerne opmærksom på, hvor langt vi er i agendaen og at tiden holdes. 

  • Bevæg mødet fremad – og anlæg helikopterperspektivet:

Husk som mødeleder, hele tiden at bevare overblikket over hele mødet, så du sikre dig, at alle emner kan blive gennemgået. Anvend agenda/referatet til dette. Sikre dig at evt. tvivlsspørgsmål bliver afdækket, og spørg ind efter delaccepter undervejs. Det er mødelederens ansvar, at alle har en oplevelse af, at der sker fremdrift på mødet. 

  • Sørg for løbende at samle op og konkludere:

For at alle deltagere er med på hvad der skal ske, hvorfor det skal ske og hvornår det skal ske, er det vigtigt efter hvert punkt på agendaen at samle op og delkonkludere. Mødelederen skal være sikker på, at der ikke er nogen der i tvivl om, hvad der skal ske efter mødet. 

  • Husk at holde pauser:

Dette er specielt relevant ved lange møder – mindst en gang i timen er vores råd. Så deltagerne har muligheden for at få tjekket deres mails, tage et opkald og lige få ”renset” hovedet.

  • Slut gerne mødet lidt før tid:

Det er en god vane som mødeleder, at lære sig selv at slutte 2-5 minutter før tid. Det er meget populært hos mødedeltagerne, idet de så har tid til at komme hen til det næste møde. 

  • Referatet:

Send mødereferatet umiddelbart efter mødet – HVAD GØR VI? – HVEM GØR DET? – OG HVORNÅR?  = KLARE DEADLINES. Der vil være meget få= ingen der får læst et referat, hvis det kommer en uge efter mødet er afholdt. Anvend agenda/referatet til dette, og gør det til en vane. at det er et beslutningsreferat der skrives og helst lige efter mødet. 

  • Opfølgning:

Det er meget ofte, at vi hører der ikke bliver fulgt op på tingene efter mødet, hvilket er skidt, da der jo netop skal sikres fremdrift i tingene, så eksempelvis produkterne kommer hurtigt på markedet eller salgsindsatserne hurtigere bliver eksekveret. 

Det er derfor en meget vigtig disciplin som leder, at følge op på de ting der er aftalt på møderne, men desværre også en overset disciplin. 

Vores råd er, at alle de ting der skal følges op på, skal du sætte ind på din opgaveliste, som findes i dit mailprogram. Her vil du kunne have et overblik over samtlige dine møder, og de actions der skal følges op på med klare deadlines. Du vil ikke glemme noget og altid følge op på alle de actions, der er besluttet på møderne.

 Husk jo bedre møder, jo mere fremdrift,  jo mere succes på bundlinjen!

I næste nummer af vores Nyhedsbrev, vil du kunne læse om, hvordan du evaluerer dine møder og på den måde øger kvaliteten.

Vil du vide mere om effektive mødeledelse, er du velkommen til at kontakte os:

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk