Brugen af Outlook

outlook2.png

Du har sikkert hørt dig selv sige ”Hvis bare vi havde nogle andre systemer kunne vi arbejde meget bedre” eller ”Hvis bare lige vi havde en ekstra medarbejder ville det være meget bedre”. Det er altid let at skyde skylden på de omkringliggende faktorer. Men hvad nu hvis du selv kan gøre noget der hjælper på dine egen arbejdssituation? Vel og mærke uden at du får nye systemer eller en medarbejder mere.

For du kan faktisk gøre en hel del med de muligheder du allerede har i dag. Prøv, inden du læser videre, at overveje hvor godt overblikket er over din samlede opgavemængde? Her tænker jeg på, hvor mange timers arbejde ligger der i din inbox? Hvad med dokumenter på dit fysiske og virtuelle skriveborg, mødeforberedelserne er der styr på dem og hvis du er leder hvad så med opfølgning på alle dine medarbejderes mål fra MUS samtalen? 

Ca. 95%, af Danmarks virksomheder har Outlook. Outlook har en lang række funktioner der kan hjælpe dig med at få mere tid, få mere fra hånden på korter tid, blive mere professionel og holde fri når du har fri.

Jeg vil herunder gennemgå 4 funktioner, som kan hjælpe dig i en travl hverdag. 

Første funktion – Mail:

Fjerne din mailnotifikation  (den der giver dig besked om du har fået en ny mail) og overtag styringen af din mailbehandling. Den gør ikke andet end at forstyrre dig, og du er, ligesom de fleste andre, født nysgerrig og vil gerne lige se hvad der er kommet. Det er nu op til dig hvornår du skal tjekke om der er kommet mail, og mit råd er du bruger 15 minutter om morgenen, 15 minutter før eller efter frokost og 15 minutter inden du går hjem på at se om der er kommet mail. 

 

Anden funktion – Mailbehandling:

Tag stilling til mailen første gang du ser den og fald ikke i fælden med at se på mailen 3-5 gange inden du gør noget ved den – du skal kun se på din mail én gang og herefter skal den ud af din inbox . Hvis du ikke skal gøre noget ved mailen, sletter du den eller arkiverer den, hvis du skal gøre noget ved den, besvarer du den med det samme – (der er en lang række mails som tager 1-2-3-4-5 minutter – det er dem jeg taler om) eller opretter en opgave så den kommer på din opgaveliste (du skal herefter også tage stilling til om mailen skal slettes eller arkiveres). 

Tredje funktion – Opgavelisten:

Det er vigtigt at du putter alle dine opgaver ind på din opgaveliste. En opgave kan være: Mødeforberedelser, telefonbeskeder, delmål fra strategiplanen, Post-it, opgaver der stammer fra en mail, mødenotater i din mødenotebog, 1:1 samtaler osv. alt skal på din opgaveliste. Når alt er på din opgaveliste har du er reelt overblik over din samlede opgavemængde, og du kan nu let planlægge og prioritere i forhold til deadline og vigtighed. Når du har sat din opgaveliste rigtigt op kan du hurtigt trække opgaverne rundt så de står i prioriteret rækkefølge og du kan samtidig se, hvor stort dit arbejdspres reelt er. 

Fjerde funktion – Kalenderen:

De fleste medarbejdere bruger bare deres kalender som en kalender. Men hvis du, når du er i kalenderen klikker på fanen ”Vis” og herefter klikker på ”Liste over daglige opgaver” og vælger ”normal” vil alle de opgaver du har oprettet komme frem i bunden af kalenderen. Det er først nu at du i dit lange arbejdsliv har et reelt overblik over din samlede opgavemængde, der består af møder og opgaver. I kalenderen kan du trække de store opgaver op i kalenderen og herved afsætte tid til at få dem løst. Du har sikkert prøvet at løse den store opgave i sidste øjeblik fordi du ikke havde sat den fornødne tid af til den. Du kan også prioritere dine opgaver, så de står i prioriteret rækkefølge. Med dette billede bliver det også lettere at sige ja og nej til nye opgaver på et objektivt grundlag, du kan nemlig se om du reelt har travlt - eller kan passe opgaven ind. 

 

Når ovenstående 4 råd er implementeret i din dagligdag vil du få mere tid, have mere overskud og du kan droppe blokken der ligger på dit natbord fordi din hjerne ikke behøver at bekymre sig som alle de ting der ikke er styr på.

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk