ER DU TILFREDS MED DIN MØDEKULTUR? ELLER ER DET TID TIL EN FORANDRING?

meeting.png

Mødekulturen er elendig - alle ved det, men ingen gør noget ved det….. 

De fleste ledere vi møder ude i virksomhederne, har mange møder – rigtig rigtig mange møder. Det er ikke ualmindeligt at en chef kan have 80% eller mere af sin tid mellem kl. 9-17 optaget af møder – hver dag, året rundt. Når de fleste af disse møder ofte er dårligt planlagt og dårligt gennemført, giver det en masse udfordringer og spildte ressourcer.

De fleste ved også godt, at deres møder hverken er professionelle eller særligt udbytterige, men alligevel gør de ikke noget.

Og hvorfor er det sådan? 

Det er der efter vores opfattelse to grunde til. 

Lederne er presset og de mangler tid (de sidder jo konstant i møde) – de er bagud med arbejdet. Det vil de fleste indrømme uden de store sværdslag. Det har den konsekvens, at det kan være svært at finde tiden til at få lavet en ordentlig agenda, som vil være et godt springbræt til relevante diskussioner, som skal føre frem til beslutninger og bringe virksomheden videre i processen. 

Kombineres det med de manglende kompetencer i at være mødeleder er forklaringen der. 

Det spiller også ind, at der ikke bliver stillet krav til dig eller andre – det er med til at holde de dårlige møder i ave.

Men hvad nu hvis dine mødedeltagere lige pludselig begyndte at kontakte dig og udbad sig følgende oplysninger: 

  • Kommer der en agenda?

  • Jeg tager først stilling til om jeg kommer til mødet når jeg kender agendaen – jeg har mange andre opgaver, som måske er vigtigere end et sådant møde?

  • Er der noget jeg skal forberede til mødet?

  • Hvad forventer du af mig på mødet?

  • Hvorfor har du inviteret mig til mødet?

  • Ud fra det jeg kan se ud af agendaen sender jeg bare mine input på mail – jeg har ikke noget at bidrage med…..

  • Men det indhold – så burde vi kunne korte mødet fra én time til 30 minutter? 

Det er rimelige spørgsmål – og det er din opgave at svare på dem. Er din agenda kommet ud i god tid, og er den gennemarbejdet får du ikke spørgsmål som ovennævnte. 

Kom i gang før dine konkurrenter

En forbedret mødekultur kan øge din konkurrencekraft væsentligt.

Først og fremmest får du frigivet rigtigt mange timer i form af færre og kortere møder – tid som du kan bruge på kunder, medarbejder, udvikling og strategi.

Dernæst får du også speedet op for dine processer gennem bedre og hurtigere beslutningskraft samt målrettet implementering af beslutningerne efterfølgende – dvs. det tager væsentligt kortere tid at komme fra punkt A til punkt B – det kan være en udviklingsproces, implementering af en aktivitet etc.  At komme først kan give særlige konkurrencefordele.

En anden stor gevinst, er at du får forbedret arbejdsglæden i virksomheden. Medarbejderen vil elske at komme til møder som fra start til slut er professionelle. Det giver en helt anden energi – og man møder op med en helt anden holdning. Medarbejderne er trætte af dårligt ledede møder med et ringe udbytte – de føler ganske enkelt at de spilder tiden, og har vigtigere ting på eget bord. Det er jo ingen tilfældighed, at mange aflyste møder ledsages af et ”YES” og armene over hovedet.

Bundlinjen på en forbedret mødekultur vil også resultere i en forøgelse af virksomhedens indtjening. 

Græsset er sjældent grønnere….

Når den dårlige mødekultur ikke påvirker virksomhedens konkurrencekraft mere end tilfældet er, skyldes det, at det ofte står ligeså skidt til hos konkurrenterne. Men hvordan påvirker det din konkurrencekraft hvis konkurrenterne begynder at forbedre deres mødekultur? Tænk lige over det.

Konsekvenserne af de dårlige og uproduktive møder 

  • Enormt spild af tid og ressourcer

  • Koster kassen hver dag/uge/måned/år – usynlige omkostningskroner som ikke på den korte bane kan ses på bundlinjen – Var det en god mødemåned eller en dårlig mødemåned?

  • Demotiverede medarbejder som bliver mere og mere ineffektive

  • Tab af konkurrencekraft

Forudsætninger for at ændre jeres mødekultur

Mange virksomheder har uden held prøvet at ændre deres mødekultur. Det er vores erfaring, at der er tre forudsætninger som skal være på plads før mødekulturen kan ændres. 

Først og fremmest skal virksomheden komme til den erkendelse, at det er nødvendigt at forbedre mødekulturen i virksomheden. Dernæst så skal beslutningen om at ændre på tingenes tilstand komme fra toppen – ellers glem det. Dernæst skal ledelsen i tale og handling gå foran, og på deres egne møder demonstrere at vi ønsker en forandring, og at vi nu viser vejen fra toppen. 

 

Hvad kan virksomheden gøre:

Den gode nyhed er, at du som virksomhed kan gøre en lang række ting selv, som du ikke behøver dyre konsulenter til. Vi har nedenfor listet 10 gode råd op, som kan være medvirkende til at forbedre mødekultur i jeres virksomhed:

Råd nr. 1 – Overhold tiden:

Mange møder går over tiden. Tiden bliver lidt glemt – og tiden går lynhurtigt. En god ide er, at der i alle mødelokaler er sat et ur op – det gør at mødedeltagerne bliver mere bevidste om tiden, og ikke mindst at overholde den.

Råd nr. 2 – Ændre frekvensen for møderne:

For mange ledere er møderne planlagt, så de ligger i forlængelse af hinanden – såkaldte væg til væg møder. Det har den ulempe, at det møde du sidder i, skal slutte før tiden, for at du kan nå at være klar til næste møde – ellers kommer du for sent – og det gør mange. Det kan også være svært på meget kort tid, at omstille sig til en ny mødesituation, med nye emner og nye mødedeltagere. Vi vil derfor anbefale, at der lægges 15 minutter ind mellem møderne, dels så man kan komme ud af nuværende møde – og bevæge sig til næste møde, som måske er på en anden etage, og samtidig lige blive mentalt klart på hvad næste møde handler om. Måske kan du også nå et par telefoner og en håndfuld mails.

Råd nr. 3 – Hvad med PC og mobil under mødet:

Fastlæg regler for hvordan PC og telefoner håndteres. Det kan mindske nærværet til møderne betydeligt, hvis der ikke er klare regler på dette område. Ved længere møder så hold en pause på 10 minutter hver time til mail og telefon behandling.

Råd nr. 4 – Hvorfor altid 1 time:

Indfør en regel om at alle 1-times møder fremover skal være 50 minutters møder. Vi påstår at møderne med den rette forberedelse kan have mindst den samme kvalitet og udbytte. Fordelen er at medarbejderne har tid til det næste møde og virksomheden sparer mødekroner. 

Råd nr. 5 - Evaluér de gentagende møder:

Der går tit ”vanedyr” i møder – specielt for de gentagende møder hver uge/måned. For at kunne udvikle møderne og hele tiden være skarp på om de er velfungerende, relevante og udbytterige, er det vigtigt jævnligt at evaluere møderne. ”Er der noget vi kunne gøre anderledes” ”hvad kunne være bedre” ”frekvensen?” ”Er agendaen involverende nok?” ”bliver beslutningerne fulgt op?

 

Råd nr. 6 – Er jeres medarbejdere trænet i mødeledelse?:

Uddan jeres mødeledere, så de er klædt på til opgaven. Alt for mange mødeledere er ikke trænet i at holde møder, det kan have store konsekvenser for implementering og beslutningskraft - og ikke mindst effektiviteten på møderne. Mødeledelse er et håndværk som skal læres før man kan gennemføre effektive møder

Råd nr. 7 – Mødereferatet:

Der skal altid være et referat efter et møde. Stil krav til alle om at referatet udsendes umiddelbart efter mødet. HVAD GØR VI – HVEM GØR DET – OG HVORNÅR = KLARE DEADLINES. Der vil være meget få = ingen der får læst et referat, hvis det kommer en uge efter mødet. Skriv referatet på selve mødet, eller sæt tid af umiddelbart efter mødet – så er det hurtigst at skrive fordi tingene står klarest i erindring.

Råd nr. 8 – Opfordre til flere virtuelle møder:

Der kan spares mange omkostningskroner ved at afholde flere virtuelle møder enten som Skype møder eller telefonmøder. Teknikken er så god i dag at mange møder godt kan afholdes på denne måde i stedet for fysiske møder

Råd nr. 9 – Alle møder skal indeholde en agenda:

Der bør ikke afholdes et møde i virksomheden uden der er et klart defineret formål og mål. Hvis ikke der er det, er det helt legitimt som mødedeltager at afvise mødet.

Råd nr. 10 – Stil krav til deltagerne:

Vær præcis i dine forventningerne som mødeleder til deltagerne ved deltagelse i møder. Dette er emner som forberedelse, aktiv deltagende, involverende mm. 

Så hvis du vil foran konkurrenterne, opfordrer vi dig til at få implementeret disse anbefalinger – jo før jo bedre.

Hvis du vil vide mere om effektive møder, er du velkommen til at kontakte os. 

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk