DER GÅR ”VANE-DYR” I MØDERNE!

møde.jpg

Vi har igennem de sidste 20 år undervist ledere og medarbejdere i effektive møder og dygtig mødeledelse. På de 20 år har vi ofte hørt, at nogle af de største tidsrøvere, er antallet af møder i løbet af en normal arbejdsuge.

Det er efterhånden helt normalt at møderne fylder over 80% af tiden i dagligdagen. Møder kan mange gange være nødvendige, men der kan også være møder som sagtens kunne være afholdt mere effektivt eller måske slet ikke bør afholdes. 

Men kan man så gøre noget ved det?

Her er svaret JA – det kan du. Nedenfor vil vi opliste nogle af de ting, man skal være opmærksom på før man acceptere og deltager i et møde: 

  • Når du modtager en invitation……Når du modtager en invitation til et møde, bør du spørge dig selv. ”Hvad er formålet med mødet”. ”Er agendaen klar og forståelig”. Hvis ikke bør du kontakte mødelederen og få dette afklaret inden du accepterer mødet. 

  • Tid mellem møderne……Hvis du accepterer mødet, har du så tjekket at du kan møde til tiden set i forhold til de andre møder, der er i din kalender? Husk at booke tid til transport mellem møderne, så du er sikker på at møde til tiden. Alt for mange har møderne liggende fra 8-16 uden nogen pauser, men her har du selv et ansvar for at sikre den nødvendige tid mellem møderne. 

  • Husk at god forberedelse… er helt afgørende for at få et godt møde. Sæt allerede tid af til forberedelse i din kalender når du modtager invitationen. Det kan evt. være ting der skal læses eller regneark der skal udfyldes mm. Mødet bliver så meget bedre, når deltagerne har forberedt sig godt op til mødet. 

  • Afkort tiden til møderne... Vi oplever ofte at når der indkaldes til møder, bliver tiden ofte sat til ½ eller en hel time, uden på forhånd at have tænkt over om det evt. kunne gøres hurtigere. Prøv derfor fremover hver gang du selv indkalder til et møde at ændre mødetidspunktet til eksempelvis 25 minutter eller 45 minutter. I langt de fleste tilfælde kan det sagtens have den samme kvalitet og udbytte. Prøv at overvej, hvor mange minutter og timer det vil kunne give dig pr. år såfremt alle dine 1 times møder fremover kun varede 45 minutter. 

  • Kan mødet afholdes på en anden måde….? Alt for ofte oplever vi at møderne bliver afholdt på den samme måde igen og igen. Men her kunne stående møder være en god afveksling og det går ofte meget hurtigere – eller man kunne måske afvikle mødet via skype eller anden form for videoløsning. 

  • Har I klart definerede møderegler?….Vi ser ofte at mødereglerne ikke er godt nok definerede, og det betyder at man sagtens kan opleve mødedeltagere sidde med deres mobil eller PC under mødet og foretage helt andre ting end at være nærværende til mødet. Derfor anbefaler vi, at du klart får defineret nogle spilleregler for PC og mobil under mødet. Ved lange møder så læg evt. en 10 minutters pause ind hver time til telefonopkald og mails. 

Vi ønsker dig nogle succesfulde møde fremover 😊  

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk