EFFEKTIV MØDELEDELSE – FØR, UNDER OG EFTER MØDET!

moeder.jpg

Der bliver holdt rigtig mange møder i virksomhederne hver dag, men er de gode og effektive? Her er det enkle svar: Nej, det er de ikke

Mødelederen har ansvaret for at møderne bliver gode og udbytterige, men alt for mange gange sker det:

  • At de bliver for kedelige

  • Ikke holder tiden

  • Ikke involverer deltagerne nok

  • At folk ikke er godt nok forberedte  - hvis der da er en agenda

Konklusionen er derfor: Møderne er for dyre, ineffektive og skaber ikke den fornødne fremdrift, og i sidste ende reducerer virksomhedens konkurrencekraft.

Den gode nyhed er, at du som mødeleder har alle muligheder for at gøre møderne mere spændende, inspirerende og involverende, og dermed skabe værdi for både deltagerne, dig og virksomheden.  

Nedenfor er nogle ting du som mødeleder bør være opmærksom på FØR, UNDER og EFTER mødet for at få succesfulde møder.

FØR MØDET:

  • Det første du som mødeleder skal overveje er: ”Er der behov for et møde?” – ”Er det overhovedet nødvendigt?”. Husk at møder er mange virksomheders dyreste personale aktivitet.

  • Herefter bør du være meget klar over, hvilket formål og mål du har med mødet. Dvs. allerede inden du indkalder har du gjort dig klart, hvilke specifikke mål du har med mødet. ”Hvad skal vi have ud af det?”.

  • Når formål/mål er på plads skal det overvejes hvem der skal med til mødet. Husk at jo flere deltagere der er med, jo mere ineffektivt kan mødet risikere at blive. Vi har set alt for mange eksempler på at mødeledere inviterer for mange med fordi alle skal høres.

  • Uddelegér opgaver til mødedeltagerne inden mødet. Dvs. giv de enkelte deltagere hjemmeopgaver som skal forberedes, og emner som skal præsenteres – det gør mødet mere levende når deltagerne på forhånd er blevet aktiveret. Det gør også, at deltagerne er bedre forberedt til møderne.

  • Send agendaen ud i god tid inden mødet, så deltagerne har mulighed for at forberede sig ordentligt. 2-3 dage inden er alt for kort tid, hvis der er hjemmeopgaver.

  • Start til tiden – test udstyret før mødet begynder. Dvs. tjek at projektoren virker, at flip-overen har papir mm.

AGENDAEN:

Ofte ser agendaen således ud:

  • Godkendelse af seneste referat v/Hanne

  • Status siden sidste møde – v/ Jack

  • Status medarbejdertilfredshedsundersøgelse – v/Annie

  • Information fra salgsledelsen – v/Daniel

  • Administrative opgaver – v/Connie

I stedet for den traditionelle agenda (ubrugelige og uambitiøse der kun består af opdateringer og info – en lang monolog), skal du anvende den involverende agenda. Deltagerne skal tildeles hjemmeopgaver til mødet – så der kan bruges mere tid på at diskutere og beslutte på mødet. 15 minutter er lang tid på at gennemgå dagens program m.v.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UNDER MØDET:

  • Begynd mødet til tiden – når du indkalder kan du evt. skrive i agendaen at vi mødes 09.00 og agendaen starter 09.05 så alle har tid til at møde op og lige kort få talt med kollegerne og evt. hente kaffe. Men du starter 09.05 uanset om der er nogen, som ikke er mødt frem. 

  • Aftal hvad spillereglerne er for brug af PC og mobiler under mødet, så alle kan være 100% nærværende og deltagende under mødet.

  • Sæt scenen i starten af mødet – gennemgå dagsorden og formål/mål samt afsat tid, så alle deltagerne helt præcist ved, hvad der skal ske og hvorfor. Husk at du som mødeleder har hovedansvaret for at mødet bliver godt og udbytterigt.

  • Sørg for løbende at samle op og konkludere undervejs. Hold dig til agendaen og husk at holde tiden. Ved hjælp af agenda/referatet kan du sikre dig at tiden ikke skrider.

  • Inddrag mødedeltagere gennem spørgsmål - det er ikke ok at det tavse flertal sidder og ikke siger noget!

  • Anvend 5 minutter til sidst på mødet til at samle op og konkludere, så alle deltagerne ved hvem der gør hvad, hvornår og hvorfor. 

  • Slut gerne mødet lidt før tid – det bliver du meget populær af i virksomheden 😊

EFTER MØDET:

  • Mødelederens allervigtigste opgave efter mødet, er at sikre, at alle de beslutninger der er truffet og de ting der skal følges op på, nu også kommer til at ske. Vi oplever ofte, at mødelederen ikke får fulgt op på alle beslutningerne fra mødet – så dette skal sættes i system. Eksempelvis ved at anvende dit mail-programs opgavefunktionalitet, hvor du kan oprette alle dine opfølgningsopgaver med præcise deadlines, så der ikke er noget du glemmer.

  • Sikre at referatet bliver udsendt umiddelbart efter mødet – senest dagen efter, så alt stadig er i klar erindring. Hold dig til, at det udelukkende er beslutningerne fra mødet der er beskrevet. Så du på den måde sikrer dig at deltagerne præcist ved HVAD GØR VI? HVEM GØR DET? og HVORNÅR SKAL DET GØRES? = KLARE DEADLINES på alle aktiviteter.

  • Anvend agenda referatet til at skrive dit referat. Under forberedelsen af mødet bør du allerede have booket tid til efterbehandling/opsamling af mødet i din kalender.  

 

Vil du vide mere om effektive møder, er du velkommen til at kontakte os:

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk