Større personlig effektivitet – ved brug af elektroniske hjælpemidler

smartphone-431230_1920 (1).jpg

Du sidder sikkert sjældent bag dig pc hele dagen, du er til møder internt i virksomheden eller til møde ude i byen. Det er ikke altid du lige har din pc med. Du har måske prøvet at skulle huske på noget fra det ene møde til det andet, men det er røget ud i glemslen. Eller er kommet i tanke om noget du har glemt, og fortæller dig selv at ”Nu vil jeg huske at få det gjort”.

SAMSPIL OG SYNKRONISERING

Det er vigtigt, at din telefon er synkroniseret med din arbejdsmail, ellers kommer det aldrig til at virke. Du kan når du har fri, er til møde eller er i gang med andre gøremål der ikke foregår foran din pc, med fordel oprette en opgave på din mobil – fx ”Johan – udarbejd strategiplan”. Når du har oprettet opgaven vil den automatisk komme ind på din opgaveliste. Mange vælger at sende en mail til sig selv, men hvis du får flere mails i løbet af dagen, er sandsynligheden for at den forsvinder i mængden STOR.

Brug din arbejdstelefon til dine private gøremål, så behøver du kun én telefon. Når du opretter en privat aftale eller opgave kan du bare oprette dem som "Privat" - så er det kun dig der kan se dem. Men det betyder så samtidig, at du kan se de private aftaler om aftenen og i weekenden, ligesom du får en påmindelse om dem. 

MAILS DER KRÆVER ACTION

Det er vigtigt at du får behandlet mails, selvom du er på farten, og måske er væk fra kontoret eller PC'en i flere dage af gangen - alternativet er jo, at du er bagud når du kommer tilbage i normal arbejdssituation. Du kan slette mails fra din telefon, du kan arkivere mails fra din telefon - og du kan besvare mails fra din telefon. 

SIGNATUR

Få oprettet en signatur der er meget lig den du har på din Outlook. Vi oplever dagligt at få en mail hvor der i signaturen står:

VH.

Bjarne

Sendt fra min IPhone

Det ser ikke synderligt professionelt ud, og lugter lidt af det måske ikke er helt styr på det også selvom der er det. Tænk over om du selv vil være tilfreds hvis du modtager noget der ser mindre godt ud.

IPAD/TABLET ELLER PC - MØDEREFERATER

Lad være med at bruge en Ipad/tablet til at skrive mødereferater direkte på dine møder. Den bevirker, at der er en masse dobbeltarbejde - du kan ikke oprette opgaver direkte, du har ikke adgang til din opgavestyring i samme format som via din PC, du har ikke de samme overbliksbilleder, du kan ikke færdiggøre mails etc. på samme måde som hvis du arbejder med din PC - så konklusionen er, Ipad'en har spillet fallit, selvom mange synes den er smart - så er det over åen for at hente vand eller 2 gange rundt i rundkørslen. Den brugergruppe som rater Ipad'en højest er børnene. Det er meget bedre hvis du tager PC'en med på mødet - evt. få en lille handy en, måske Surface som er tablet look a like, men er en PC. 

Hvis du vil vide mere om, hvordan de elektroniske hjælpemidler kan gøre dig mere effektiv - er du velkommen til at kontakte os. 

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk