Chefens største udfordringer

17.jpg

Mange kloge mennesker har i årevis sagt at det er lettere at udarbejde strategiplanen end at eksekvere den – og vi er tilbøjelig til at give disse meget kloge mennesker ret. Det er efterhånden almindeligt at direktører i store danske firmaer bliver fyret med den begrundelse at bestyrelsen mener, at de ikke har den rette profil til at kunne eksekvere strategiplanen bedst muligt, selvom de har udarbejdet den og bestyrelsen har nikket til den. Det understøtter jo meget godt de meget kloge menneskers påstand 😊.

Kan det virkelig være så svært? Ja, der er masser af minefelter og forhindringer – vi vil her gennemgå de vigtigste, så du let og elegant kan styre udenom – og komme i mål til tiden, men også på en bedre måde og i sidste ende med et endnu bedre resultat.

Hos NYE Visioner kommer vi hver dag rundt i en lang række af Danmarks største virksomheder og organisationer, og vi ser, at nogle af de ting som driller i forbindelse med eksekvering af strategiplanen er følgende:  

Udfordringer & Løsninger:

FORMAT OG TILGÆNGELIGHED

En strategiplan bliver hurtigt en tung sag – mange sider, i firefarvet tryk, masser af grafik og andre smarte ting og derved ikke særlig håndterbar når der skal arbejdes med tingene i en travl hverdag. Den kan også hurtigt havne over på hylden eller i skuffen. Og det er jo ekstra ærgerligt, når der er lagt en stor tidsmæssig indsats for at få den udarbejdet med indtil flere arbejdsgrupper involveret.

LØSNING: I bør have strategiplanen digitalt. Fx kan den være bygget op således at der er 10 indsatsområder. Der understøttes af KPI’er, som igen er understøttet at konkrete handlinger som igen er adresseret til de ansvarlige, med præcise deadlines. Det kan let laves i Excel eller andre database løsninger – det smarte er at det skaber et samlet overblik, og at du har adgang til det hele uanset hvor du er med et par enkelte klik.

FØLGER VI PLANEN?

Det kan tage lang tid at finde ud af, hvis man har valgt et forkert format. Men det betyder også, at hvis du skal bruge lang tid på at finde ud af om I er med eller ej – så vil du også være lang tid om at reagere – og det kan svække din manøvremulighed og din dynamik som chef. Og tid er jo som bekendt også penge.

LØSNING: Du skal sikre dig, at du kan sortere i de enkelte kolonner på tværs af alle handlinger i excel-arket eller databasen. Et par enkelte klik – så burde du kende svaret – på samme måde som direktøren i et firma med et par klik kan se gårsdagens omsætning. På hvilket indsatsområde hænger vi, hvilke handlinger er vi bagud med? Hvem er den ansvarlige? Og hvor meget er deadlines overskredet? Det giver os mulighed for at reagere hurtigt – skal der sætte ekstra ressourcer på opgaven? Skal andre projekter udskydes for at få mere tid til hovedopgaven? Skal vi til at have overarbejde? etc.

Når man først er kommet bagud, er det næsten umulig at indhente forsinkelsen – bare spørg i SKAT eller i andre store virksomheder, som arbejder med store projekter. Fakta er følgende: hvis du halvvejs i projektet finder ud af, at du er 10% bagud – så er konsekvensen – hvis du skal i mål til tiden, at du skal have tilført 20% ekstra ressourcer – kan det lade sig gøre? Sjældent. Kan I arbejde 20% hurtigere eller 20% længere? Det vil være svært for de fleste virksomheder og organisationer. Så selv en mindre forsinkelse på 5% er svær at indhente.

Så - sagt med et lille smil på læben - lad være med at komme bagud.

LØBENDE ALLOKERING AF RESSOURCER OG SYNLIGHED

Klassikeren er der er indkaldt til chefmøde, og et af punkterne er status på strategiplanen. Ups! Vi skal i arbejdstøjet og det skal gå hurtigt. Vi er kommet for sent i gang – der har været så meget, hverdagen kan jo være hektisk, og hele dagen går jo med møder etc. Der er selvfølgelig mange forklaringer på at tingene ikke er gået som forventet, og vi skal have fundet nogle plausible forklaringer til chefmødet. 

LØSNING: Arbejdet med strategiplanen skal være synligt og en del af hverdagen. Bruger du opgavelisten i Outlook eller Lotus Notes, er det oplagt at få oprettet en kategori Projekt XXX, oprettet de relevante handlinger med deadline. Herefter er det let at allokere ressourcer til løsning af de enkelte opgaver – så du ikke fremstår som en amatør hvis status på strategiplanen er på agendaen til næste chefmøde. 

1:1 SAMTALERNE

Bruges meget forskelligt - men generelt kan siges, at der på disse samtaler er et stort potentiale for fremdrift i opgaverne, sparring, opfølgning, afklaring og forventningsafstemning - det og meget mere vil vi komme meget mere i dybden med i kommende numre af nyhedsbrevet - vi kalder det 1:1 samtaler  i verdensklasse - men som sagt, meget mere herom senere. Det vi her og nu vil fokusere på er, at  når man arbejder i det format vi foreslår og løbende følger op på de strategiske opgaver som chefen har uddelegeret til sine nærmeste, er det jo let for chefen at sortere Hans Hansens opgaver i deadline orden, og følge op på om tingene kører på skinner, og samtidig give sparring og hjælpe hvis der er problemer - omvendt, ved medarbejderen så den anden vej, at der bliver fulgt op på konkrete handlinger i strategiplanen på 1:1 møderne, og det har en magisk virkning, at man ved der bliver fulgt op - fordi så begynder tingene at ske. 

LØSNING: Brug 1:1 samtalerne til at følge op på uddelegerede opgaver fra strategiplanen – det er utroligt berigende for begge parter.

DEADLINES

Hvis man bruger Q3 som deadline, hvornår starter du så arbejdet med opgaverne 1. juli eller 15. september? Og har man 3-4 opgaver som har deadline Q3 er det jo helt håbløst. Det er meget bedre at bruge måneder – fx deadline september eller endnu bedre uge. Den ansvarlige starter ofte sent – fordi der er masser af tid til deadline. 

LØSNING: Der er kun én ting at gøre, og det er at komme i gang med at bruge ovenstående. Læg dertil, at dem som er bedste til at eksekverer strategiplanen, ofte er dem som opnår de bedste resultater. Ligesom dem som hurtigst får eksekveret strategiplanen, får en konkurrencemæssig fordel. 

I de kommende numre af vores nyhedsbrev, vil vi fortsætte med at give eksempler på, hvordan chefen øger sin effektivitet og samtidig opnår større resultater.  Du har noget at se frem til !

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk