CHEF: Sådan kommer du hurtigt tilbage på skinnerne! 

train-3487577_640.jpg

Nu åbner DK stille og roligt op og du skal som leder fysisk tilbage på jobbet.

Der er masser af arbejde og uløste opgaver, der skal tages hånd om – f.eks. status på projekter, måske en ny retning, ting der skal følges op på, og nye skibe, der skal sættes i søen. Det kan virke både uoverskueligt og uoverkommeligt og ikke mindst svært at håndtere.

Det handler om, at du og din organisation hurtigst muligt kommer op i gear, så I får indhentet det, som I er kommet bagud. Det er super-vigtigt for dine medarbejdere, virksomheden og ikke mindst dig selv, at du har det overskud og overblik, der skal til for, at du kan træffe de rigtige beslutninger og vise vejen.

Først skridt er, at du skal have skabt overblik over alle dine opgaver og ikke mindst tid – ellers går det galt. Men hvordan? Tiden skal komme fra optimering af dine processer – særligt møder, som er den størst tidsanvendelse på chefniveau.

Vi vil derfor anbefale dig, at:

  • Skabe et 100% overblik over samtlige dine arbejdsopgaver – benyt Outlook’s opgaveliste til dette. Den er enkelt og simpelt at bruge.

  • Når du har det fulde overblik over alle dine opgaver, er det nemmere at prioritere og planlægge dine opgaver – også set i forhold til aftalte møder. Husk at være realistisk i din planlægning. Sikrer dig at, at du hver dag ved hvilke 3 opgaver som er dagens vigtigste.

  • Få igangsat regelmæssige 1:1 møder med dine medarbejdere. Møderne skal bruges til sparring, forventningsafstemning, prioritering af opgaverne samt en fælles forståelse af arbejdssituationen - problemer, for lidt/for meget arbejder, arbejdsglæde og et kig ud i fremtiden. Anvend evt. nedenstående skabelon - den giver et godt overblik over, hvem der gør hvad, hvornår og hvorfor - og det er let at følge op. 

  • Husk på de fysiske møder, at have en klar agenda og et klart formål. Hvem skal med, hvorfor skal de med og hvad er dit helt konkrete mål med mødet.

  • Hold evt. fast i flere virtuelle møder, der hvor det giver mening og udnyt den læring du har fået af den seneste måneds mange virtueller møder. Der kan være sparet transport tid, og det er ofte lettere at korte et virtuelt møde end et fysisk.

  • Sæt tid af i din kalender til de store og svære opgaver så du sikrer dig, at du får dem gjort og i en god kvalitet

  • Hold helt styr på din indbakke hver dag, så der ikke er forsinkelser. Der er sikkert mange interessenter der vil have fat i dig nu. Husk at tage stilling til hver enkelt e-mail. Du kan enten slette, arkivere, svare nu eller flytte mailen over på din opgaveliste.

  • Få struktureret dine projekter og få overblikket over, hvad status er på de enkelte projekter og hvad next step er. Giv dig selv tiden til at få planlagt de aktiviteter der nu skal startes og de aktiviteter der skal lukkes ned. Igen kan du med stor fordel anvende Outlook’s opgaveliste, hvor du kan få det fulde overblik over samtlige dine projekter, som i nedenstående eksempel:

Såfremt du ønsker en vejledning til hvordan du f.eks kan udnytte opgavefunktionaliteten i Outlook, er du velkommen til at kontakte mig – det koster ikke noget 😊

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk