Gode råd om virtuelle møder

ONLINE.png

Coronakrisen har betydet meget for den måde vi arbejder på. Den personlige kontakt er for mange reduceret betydeligt, og mail/telefon/skype el.lign. har taget over. Reglerne om forsamlinger og det at mange arbejder hjemmefra, har også haft stor indvirkning på den måde, vi afholder møder på.

Hvis I ikke allerede nu har fået opbygget en række gode regler for at holde virtuelle møder, er der her en række input til at få øget kvaliteten, så der ikke spildes for meget tid. Vi kan jo ikke gøre noget ved regelsættet, men vi kan prøve at indrette os på en måde, så vi får mest muligt ud af møderne - og dermed vores tid. 

Spilleregler under mødet:

  • Alle er på med billede vi kan se hinanden når vi taler – ellers kan mobilen godt komme i spil hvis der ikke er fremdrift og involvering.

  • Tal kun når du har noget relevant at sige – hvis det er sagt en gang behøver du ikke at gentage.

  • Det er vigtigt at mødelederen involverer alle og sikre fremdrift og undgår tomgang. Det er oftest bedre med et kortere og mere intenst møde.

  • Vær klar til tiden og vær sikker på at dit udstyr fungerer.

Forberedelse af møder:

Inden du gør noget som helst, skal du tænke på mødelængde og deltagerantal. Bliver det et godt møde hvis det tager en time og der er 15 deltagere? Vil alle blive hørt/set og kan alle bidrage – svaret vil sikkert være nej.

Til et virtuelt møde er det endnu mere vigtigt, at deltagerne ved hvorfor de er med og hvad de skal bidrage med, ellers begynder de bare at lave alt muligt andet på mødet. Derfor skal du sørge for at skrive en god og konkret dagsorden. Hvad skal I opnå, er der ting til debat og er der noget der skal sendes til deltagerne inden mødet? Husk at sende materiale ud i god tid (minimum 3 dage) inden mødet hvis der er muligt. Jo mere der skal forberedes – desto længere forberedelsestid skal deltagerne have.

Endelig er det også yderst vigtigt du overvejer hvor længe mødet skal tage. Du kan ikke fastholde 8 mands, eller fleres, opmærksomhed i 60 minutter, så derfor kort mødet til 20, 30 eller 45 minutter. Hvis du gerne vil have et maratonmøde så husk at indlægge små pauser, ellers mister du dine deltagere.

Sørg for du skriver i mødeindkaldelsen at følgende skal være ordnet inden mødet:

  • Du har vand, kaffe eller the ved hånden

  • Du har kun de relevante vinduer/programmer åbne

  • Mobilen er lagt væk - og sat på lydløs

  • Du sidder uforstyrret

  • Du er velforberedt

Du driver bedst mødet fremad, hvis du har udsendt en dagsorden, hvor der er tidsangivelse på de enkelte punkter. Husk det er dig det inviterer og dig der gerne vil opnå et resultat, det gør du bedst hvis der er dig der styrer processen. 

Gode råd til dig som mødeleder:

Sørg for at involvere mødedeltagerne - involveringen sker allerede i dagsordenen, hvor du skal skrive hvad de indbudte skal forberede sig på og komme med input til. Hvad skal vi – hvorfor skal vi det?

  • Start mødet med noget positivt, det skaber et godt afsæt for resten af mødet. Eksempelvis ros for den gode arbejdsindsats med projekt X eller salgsresultaterne for sidste måned. 

  • Led mødet fremad, og sørg for at få delkonklusioner undervejs i mødet.

  • Spørg deltagerne – også de passive som ikke siger så meget, sørg for at alle er med.

  • Husk at hold snuden i sporet, det kan let stikke af, når det er online – det er dig der er mødelederen, vis det.

  • Evaluer dit møde samme med deltagerne, overholdt I tiden, blev alle hørt, var det en god agenda osv.

For at have et godt afsæt i forlængelse af mødet, er det en rigtig god ide, at bruge nedenstående tabel til at samle op på de aftaler der bliver indgået på mødet:

Skemaet sikre at alle hele tiden ved hvilke opgaver de skal udføre og ikke mindst hvornår. Jeg ser rigtig mange referater – opgaverne er der, men der mangler ansvarlige og en deadlines. Hvis du ikke sætte en deadline, gør du det umuligt for dig selv at følge op på tingene.   

Som det sidste, kan du sende ovenstående skema ud, eller du kan finpudse det og sende det lige efter mødet. Det vil virke meget mere professionelt, at du som mødeleder sender et kort referat ud der opsummerer de aftaler de forskellige deltagere skal levere på til næste gang I mødes virtuelt.

Ingen deltagere skal være i tvivl om hvem der gør hvad, hvorfor og hvornår = klar forventningsafstemning, så dette ikke skal drøftes på det næste møde.

Hvis du vil vide mere om afholdelse af virtuelle møder, er du velkommen til at kontakte mig: 

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk