Hvorfor er sendt post så vigtig?

post1.png

For langt de fleste er sendt post ikke noget der bliver brugt til noget som helst, og det er en skam for der ligger rigtig mange vigtige mails i sendt post.

Prøv at tænke over, hvor mange ting du har bedt andre om at gøre for dig på mail? Med stor sandsynlighed er en rigtig stor del af det knyttet op på en mail. Men som man siger ude af øje - ude af sind. Hvis du ikke får fulgt op på dine udeståender, er der en sandsynlighed for at tingene går i stå, eller sker for langsomt. 

Hvad bruger du BCC til?

Når du sætter folk på med BCC (Blind Carbon Copy) kan modtagerne af mailen ikke se hvem der ellers har fået den. Langt de fleste bruger BCC som en lille sladrehank til chefen (Det er dog ikke noget vi anbefaler eller bakker op om). De sætter chefen på, hvis denne skal være orienteret om en uoverensstemmende eller noget andet der er ved at gå den gale vej. Der er så meget mere du kan bruge BCC til, og samtidig frigive tid hos dig selv.

Når du sender mails hvor du skal have et svar, eller hvor du selv lover at løse en opgave, så skal du sætte dig selv på med BCC. Så vil du erfare at mailen, ud over at den kommer til modtagerne, også kommer ind i din inbox. Nu kan du ud fra mailen oprette en opgave på opgavelisten, og sætte den forfaldsdato på, hvor du vil følge op - eller løse opgaven, hvis du ikke får svar på dit spørgsmål eller du ikke har fået en bekræftelse på at opgaven er løst.

For at få tingene til at ske bliver du nødt til at følge op på de ting du sætter i søen. Hvis der ikke følges op vil tingene enten ikke ske (Produktionsstop), eller også vil de ske for langsomt – og det kan du jo ikke være tjent med – derfor bruger vi BCC. At tingene enten ikke sker, eller sker for langsomt forsinker tingene – og tid er som bekendt penge.

De fleste arkiverer det forkerte.

Mange medarbejdere sidder via mail og giver bindende svar og bekræftelser, men har efterfølgende svært ved at finde dokumentationen. Mange enten sletter, arkiverer eller lader mailen de har besvaret blive i indbakken. Men hvad med dit forpligtigende svar, hvor ligger det? Ja, det ligger i sendt post og det er ikke særlig smart, for det er som regel spørgsmål/svar som folk kommer op og toppes over. Mailen som du besvarer, kan du derfor med god samvittighed slette. Dit svar skal du igen sætte dig selv på med BCC så mailen kommer ind i din indbakke, og først herefter skal du arkivere mailen det rette sted, for du har nu spørgsmål/svar i en og samme mail.

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk