10 gode råd til at gøre dine møder bedre

møde2.png

De fleste ledere som vi møder, har rigtig mange møder. Det er ikke ualmindeligt at en chef kan have 80% eller mere af sin tid mellem 9-17 optaget med møder – hver dag, året rundt. Og når en del af disse møder så er dårligt planlagt og dårligt gennemført, giver det en masse udfordringer og spildte ressourcer.

Den gode nyhed er, at du som virksomhed, mødeleder eller mødedeltager kan gøre en lang række ting selv, som du ikke behøver dyre konsulenter til. Vi har nedenfor listet 10 gode råd, som kan være medvirkende til at forbedre mødekulturen i jeres virksomhed:

Råd nr. 1 – Ingen møder uden agenda:

Der bør ikke afholdes et møde i virksomheden uden der er et klart defineret formål. Hvis ikke der er det, er det helt legitimt som mødedeltager at afvise mødet.

Når du anvender en god forberedt agenda, er det et perfekt afsæt til at kunne sætte scenen rigtigt fra starten. Dvs. vær præcis i formål/mål på hvert mødepunkt og evt. forventet tidsforbrug på hvert punkt. Der er ingen deltager som herefter er i tvivl om, hvad der skal gennemgås og hvorfor. 

Råd nr. 2 – Stil krav om forberedelse:

Vær præcis i forventningerne til deltagerne ved deltagelse i møder. Så den enkelte deltager ved hvad der forventes af dem, og hvad de skal forberede.

Eksempelvis at vi skal vi drøfte den seneste trivselsmåling. Ole har ansvaret for at præsentere de overordnede konklusioner. I andre har ansvaret for at komme med konkrete input til forbedringer af de 4 områder, hvor vi er gået tilbage ift. sidste måling. 

Råd nr. 3: Start mødet med noget positivt:

Det er altid en god idé at starte med en positiv historie for at få sat stemningen godt fra starten. Det gør det nemmere at gennemføre mødet. Ros evt. deltagerne for resultaterne i forlængelse af sidste møde. 

Råd nr. 4 – Overhold tiden:

Mange møder går over tiden. Tiden bliver lidt glemt – og tiden går lynhurtigt. En god idé er, at der i alle mødelokaler er sat et ur op – det gør at mødedeltagerne bliver mere bevidste om tiden, og ikke mindst at overholde den. 

Råd nr. 5: Involvér deltagerne:

Det at være mødeleder er ikke lig med, at mødelederen alene har ordet.

For at få et så ”levende” møde som muligt, er det vigtigt at involvere deltagerne. Dvs. uddelegér nogle af emnerne på forhånd og vær præcis i dine forventninger til forberedelsen og indholdet. På den måde sikres det også, at mødedeltagerne er forberedte, idet de færreste vil møde op og sige ”Det har jeg ikke lige fået set på”. 

Råd nr. 6 – Mødereferatet:

Der skal altid være et referat efter et møde. Stil krav til alle om at referatet udsendes umiddelbart efter mødet. HVAD GØR VI – HVEM GØR DET – OG HVORNÅR = KLARE DEADLINES. Der vil være meget få = ingen der får læst et referat, hvis det kommer en uge efter. Skriv referatet på selve mødet, eller sæt tid af umiddelbart efter mødet – så er det hurtigst at skrive fordi tingene står klarest i erindringen. 

Råd nr. 7 – Følg op på trufne beslutninger:

Det er meget ofte, at vi hører der ikke bliver fulgt op på tingene efter mødet, hvilket er skidt da der jo netop skal sikres fremdrift i tingene så f.eks. produkterne kommer hurtigt på markedet eller salgsindsatserne hurtigere bliver eksekveret.

Det er derfor en meget vigtig disciplin at følge op på de ting der er aftalt på møderne, men desværre også en overset disciplin. 

Råd nr. 8 – Væg til væg møder:

For mange ledere er møderne planlagt, så de ligger i forlængelse af hinanden – såkaldte væg til væg møder. Det har den ulempe, at det møde du sidder i, skal slutte før tiden, for at du kan nå at være klar til næste møde – ellers kommer du for sent – og det gør mange. Det kan også være svært på meget kort tid at omstille sig til en ny mødesituation, med nye emner og nye mødedeltagere. Vi vil derfor anbefale, at der lægges 15 minutter ind mellem møderne, dels så man kan komme ud af nuværende møde – og bevæge sig til næste møde, som måske er på en anden etage, og samtidig lige blive mentalt klar på hvad næste møde handler om. Måske kan man også nå et par telefoner og en håndfuld mails. 

Råd nr. 9. - Evaluér jeres møder:

Der går tit ”vanedyr” i møder – specielt for de gentagende møder hver uge/måned. For at kunne udvikle møderne og hele tiden være skarp på om de er velfungerende, relevante og udbytterige, er det vigtigt jævnligt at evaluere møderne. ”Er der noget vi kunne gøre anderledes” ”hvad kunne være bedre” ”frekvensen?” ”Er agendaen involverende nok?” ”bliver beslutningerne fulgt op? 

 

Råd nr. 10. – Er jeres medarbejdere trænet i mødeledelse?:

Uddan jeres mødeledere, så de er klædt på til opgaven. Alt for mange mødeledere er ikke trænet i at holde møder og det kan have store konsekvenser for implementering og beslutningskraft. Mødeledelse er et håndværk som skal læres før man kan gennemføre effektive møder.

Større overskud

Ved at følge vores råd og bruge vores værktøjer, vil din virksomhed eller organisation opnå en lang række gode ting.

For kan du effektivisere dine møder og din rolle som mødeleder, vil du ikke bare opnå øget produktivitet i din organisation og et mere tilfredsstillende personligt arbejdsliv. Du vil også opleve, at medarbejderne i organisationen vil få større arbejdsglæde og motivation, og samtidig vil de have mere tid til at løse deres opgaver.

Det hele vil have en positiv effekt på bundlinjen. Kort sagt, din organisation vil komme til at tjene flere penge.

Hvis du vil vide mere om effektive møder, er du velkommen til at kontakte os. 

16-piaulsing_edited.jpg

Pia Ulsing

Mobil 42401599
pu@nyevisioner.dk