Afbrydelser

dominoes-1902622_640.jpg

Du kender det sikkert – du starter dagen med en god plan, du er optimistisk og fuld af forhåbning om, at i dag bliver dagen hvor det lykkedes – du har to vigtige opgaver du skal nå, så det skal bare lykkedes. Men efter bare 5 minutter kommer den først afbrydelse, din telefon ringer. Der er en kollega der har brug for noget sparring med en opgave, og som det flinke menneske du er, hjælper du din kollega. Nå, men tilbage til opgaven, efter 12 minutters koncentreret arbejde, er der lige en anden kollega der kommer og fortæller om, at nu har de booket sommerferien Italien. Sådan forsætter arbejdsdagen, 5-10 minutters koncentreret arbejde og så en afbrydelse i form af en mail, SMS, telefonopkald, Skypeopkald eller en kollega der dukker op ved dit bord – listen er næsten uudtømmelig. 

Og du husker nok, du havde to opgaver der bare skal være færdige i dag. Det bliver de også, men det bliver efter du er taget hjem, har spist aftensmad og familien sover. Kl. 21:30 begynder arbejdet på de to opgaver der bare skal være færdige i dag. Kl. 23:45 er du endelig færdig, kvaliteten er måske ikke den bedste – men du er færdig.  

Men hvorfor arbejde på den måde når du vha. små simple tricks kan gøre det lettere for dig selv.

 

Jeg kommer her med mine bud på, hvad du kan gøre for at komme lettere omkring dagens opgaver.  Om lidt giver jeg dig 3 tricks som du med lethed kan implementere i din hverdag. 

 

Dan dig et overblik over alle dine store opgaver, hvis du har dem i Outlook har du det allerede. Ellers se i Nyhedsbrev nr. 9 for en uddybning. Når du har det store overblik skal du afsætte tid i din kalender, og gør det i god tid 3-4 dage inden opgaven/projektet skal leveres.  

Hvis du har et job hvor du går til mange møder, har ledelsesansvar og generelt har mange bolde i luften, skal du som minimum have en hjemmearbejdsdag en gang om måneden. Her skal du bruge tiden til at følge op, sikre dig at din plan holder, udarbejde agendaer for dine møder og finpudse dine medarbejderes udviklingsplaner. Hvis du bare arbejder der ud ad, er der stor risiko for, at dine projekter bliver forsinkede, medarbejderne har en usynlig leder og dine møder mangler energi og gejst. Alle disse forstyrrelser koster dig dyrebare timer når du lægger alle forstyrrelserne sammen, og spørgsmålet er om du har tid til dette i en i forvejen presset hverdag.  

Stil dig selv spørgsmålet er det egentlig dig der styrer hverdagen – eller er det hverdagen der styrer dig. Min påstand er, at det i større eller mindre grad er omstændighederne som styrer dig.  

Hvis du kan genkende ovenstående, skal du gøre noget ved dit problem, og her er hvordan du kan løse de forskellig forstyrrelser.  For det er dig der skal sørge for at gøre noget ved dem, de forsvinder nemlig ikke af sig selv.  

Typer af forstyrrelser og hvordan du undgår dem:  

Telefonen: Den kimer i et væk og der tikker SMS’er og mailnotifikationer ind konstant. Alle disse forstyrrelser pirrer din nysgerrighed og du skal bare lige kigge – det kunne jo være noget MEGET vigtigt. Selvom om det i næsten 100 ud af 100 tilfælde ikke er det.

Sådan undgår du det: Sæt telefonen på lydløs vend skærmen ned mod bordpladen, og hvis du stadig er alt for nysgerrig så læg telefonen 3 skridt væk, så du skal tage et mere aktivt valg for at se på den.

De personlige henvendelser: Igen og igen bliver du forstyrret af kolleger der lige skal have svar på noget, skal låne noget, have din mening om dette og hint. Der er ikke langt imellem de personlige henvendelser, også her mister du dyrebare minutter. Men husk på, at ingen er uundværlig, heller ikke dig. Så om de får svar en time eller to senere gør som oftest ikke den store forskel.  

 

Sådan undgår du det: Book et mødelokale eller tag en gåtur på arbejdspladsen og se om der ikke er et ledigt bord – det er der som oftest. Eller du kan sætte din ned i kantinen inden 11:30 og efter 13:30 – det er din arbejdsplads dyreste lokale og det lokale der bliver brugt færrest timer i døgnet. 

Den store opgave: Du mangler tid og kan ikke se hvornår du skal udføre denne og det presser dig. På de fleste arbejdspladser er det helt legalt at tage en hel eller halv dag hjemme og arbejde igennem. Og her er ingen forstyrrelser (husk ikke at blive distraheret af vasketøj, støvsugning osv.) Nu kan du hurtigt få has på den store opgave og sandsynligheden for den bliver løst rigtigt første gang et væsentligt større.   

 

Der er skrevet mange store og tykke bøger om ovenstående, udarbejdet mange psykologiske tests, talt meget om det osv. osv. MEN når alt kommer til alt ligger bolden hos dig, og det er dig der i sidste ende er ansvarlig for, hvordan du tackler dine afbrydelser. Nu har du 3 fif til hvordan du gør, så nu er det bare om at komme i gang med at skabe tid for dig selv – der er nemlig ikke andre der gør det for dig.  

Summa summarum – du kan selv gøre meget for at få et bedre arbejdsliv og skabe mere tid i en travl hverdag.

Vil du vide mere om, hvordan du tackler afbrydelser i din hverdag, er du velkommen til at kontakte os. 

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk