CHEFENS 2 STØRSTE PROBLEMER

17.jpg

Chefjobbet har aldrig været mere krævende og spændende. 

Der skal performes som aldrig før, masser af KPI’er, budgetter og strategiplaner, innovation – og så er der hele digitaliseringen som også skyller ind over det hele. Samt kunder og medarbejdere som også skal ”nurses” og udvikles samtidig. Det hele skal naturligvis ske på rekordtid. Hvor der tidligere blev arbejdet med  3-5 års planer, er det blevet mere almindeligt med 1-2 års planer. Læg dertil stram omkostningsstyring. Aktionærer og andre interessenter skal jo også være tilfredse.  

Derfor er chefjobbet krævende og spændende som aldrig før. Men der er stor forskel på hvordan chefjobbet udføres og udøves, og i sidste ende hvor stor succes’en er.  

Hos NYE Visioner kommer vi hver dag rundt i en lang række af Danmarks største virksomheder og organisationer, og her har vi identificeret to udfordringer - eller forhindringer om du vil – og som går igen og igen i chefjobbet.  

  • Den ene er TID – alle mangler TID og er presset på TID.  

  • Den anden er den endeløse række af daglige møder der starter tidligt og slutter sent. 

Er ovenstående videnskabeligt bevist? Eller har vi lavet en GOVA-undersøgelse og interviewet hundredvis af ledere. Nej det er det ikke – slet ikke, men vi har gennem mere end 17 år på markedet for træningsforløb i personlig effektivitet, og træning af mere end 15.000 personer, hvoraf en pæn stor del er chefer, et indgående kendskab til de problemstillinger og udfordringer de slås med I deres hverdag. Det er nok for os, til at vi er rimelig sikre på at det er sådan tingene er. 

At du mangler tid har en række konsekvenser – fx:  

  • Den endeløse række af møder har en række konsekvenser – fx: 

  • At det koster på privatlivet – work-life-balance – ikke bare fysisk (bruger for meget af fritiden på arbejde i stedet for private aktiviteter), men også psykisk (du tænker arbejde alt for meget mens du har fri – og det gør det jo heller ikke lettere at få ladet batterierne op, at du er mentalt på 24/7). 

  • At du mister det strategiske fokus på bekostning af mere drift orienterede opgaver. Når man er presset på tid, er det ekstra svært at komme i gang med det svære – og så kaster man sig over det man kan overskue – og det gør blot tingene endnu værre….. 

  • At du starter for sent på de store opgaver (der er jo lang tid til deadline).  

  • Møderne ligger lige oven i hinanden – typisk én time pr. stk. – dvs. du bliver nødt til at gå før mødet er slut, eller komme for sent til det næste møde – og det kan du og de andre mødedeltagere jo ikke være tjent med. 

  • Er du lige godt forberedt til møderne? Og kunne møderne være bedre gennemført hvis du var bedre forberedt? Kunne du få et bedre udbytte hvis du var bedre forberedt? Kunne mødet gennemføres på kortere tid hvis du var bedre forberedt?

  • Får I sidst på mødet samlet op på tingene? Får I aftalt hvad I skal gøre? Får I aftalt hvem som gør det? Og ikke mindst hvornår?  Og får at hælde lidt ekstra salt i såret – får du efterfølgende løst de opgaver du har påtaget dig? Ellers går tingene jo i stå, og I skal have nye møder stablet på benene….. 

  • Hvor tilgængelig er du? Hvordan får du ekspederet dagens mails og telefonopkald efter endnu en dag med væg til væg møder? Bliver der er par ekstra timers arbejde hjemme? Det er jo ikke sjovt.

 

Du bliver nødt til at forholde dig til ovenstående – Du får ikke mere tid ved at fortsætte i samme spor, og den endeløse række af møder fortsætter i det uendelige hvis du ikke foretager dig noget. Vi vil nu give dig to konkrete – og samtidig simple og jordnære råd til hvad du kan gøre for at få mere tid, og at rækken af endeløse møder bliver mere overkommelig. 

  

Råd nr. 1: Kort dine møder – mange inviterer pr. automatik til 1 time. På masser af møder kan du uden problemer skære 15. eller måske 30. minutter uden at det går ud over kvaliteten eller udbyttet. Er der tale om større møder kan det være svært at skære i mødets længde (vi plejer jo…..). Men at I korter et stormøde fra fx 1½-2 timer med 30. minutter, vil ikke give voldsomme protester – de andre er jo I samme suppedas som dig. Tag det op til diskussion. At korte 5-6 møder med 15-30. minutter pr. møde, giver rigtigt meget ekstra tid, som gør at det er lettere at komme fra møde A til møde B, men også at være tilgængelig mellem møderne, svare på personlig henvendelser, svare på telefoner og svare på  mails og lige blive mentalt klar til næste møde – og det er jo mere tilfredsstillende for alle.  

Du vil blive overrasket over hvor mange minutter som ligger her og venter. 

Råd nr. 2: Systematiser din forberedelse. Det nytter jo ikke noget at du hele dagen går til møder – som du er dårligt forberedt til. Det koster over hele linjen. Og at sidde hver aften og forberede sig til de absolut vigtigste møder dagen efter er heller ikke langtidsholdbar. Du skal til at gøre tingene på en helt anden måde fremover. 

  • Papir-modellen: Hvis du tager agenda med og en notesblok kan du bruge denne model. Du gør følgende fremover: Straks du modtager agendaen printer du den ud og lægger den i et plastik charteque (så er det også lettere at få med til mødet i stedet for at rende forvirret rundt inden mødet for at finde den). Herefter lægger du charteque’t i en bakke du kalder møder. Hver gang du kommer i tanker om noget du vil sige til mødet eller evt. spørgsmål, skriver du dem ned på den udprintede agenda. Kommer der en mail som er relevant for mødet – printer du også den ud. På den måde skal du på en del møder blot samle op på dine møder (noter) 1-2 dage inden mødet – og det er en helt anden og væsentlig lettere øvelse end at starte med et blank stykke papir. 

  • Pc-modellen: (vi forudsætter at du bruger Outlook eller Lotus Notes – det gør langt de fleste +90%) Her opretter du en opgave som du kalder forberedelse af møde med Niels xxx. Hver gang du har noget du vil sige – åbner du opgaven og skriver det ind, hver gang du har en mail som skal diskuteres på mødet sætter du den ind i opgaven med copy paste.  

  • På den måde starter forberedelsen i det øjeblik du modtager agendaen, og at du skriver ned løbende betyder at du sjældent glemmer noget (det gør dem som forbereder sig i sidste øjeblik ofte). Men det betyder også at du er bedre forberedt på kortere tid.  

Der er kun én ting at gøre, og det er at komme i gang med at bruge ovenstående to råd. Læg dertil, at dem som er bedst forberedt til møderne også er dem som får mest ud af dem, og at det kan være stærkt karriere fremmende. Man er imponeret over dem som styrer og sætter retningen på møderne - og knap så imponeret over dem som bare er der (= dårligt forberedt) - sorry - sådan er virkeligheden.

I de fremtidige numre af vores nyhedsbrev, vil vi hver gang give 2 eksempler på, hvordan chefen får mere tid og færre møder, men samtidig mere udbytterige møder. Du har noget at se frem til. 

Hvis du vil vide mere, er du velkommen til at kontakte os:

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk