EFFEKTIVE MØDER OG DYGTIG MØDELEDELSE!

moeder.jpg

Måske kender du det fra dig selv eller dine kolleger. Mødeagendaen blev sendt ud dagen inden mødet - langt fra så gennemarbejdet som du kunne ønske dig. På mødet får du givet en masse informationer, der diskuteres i mange retninger uden struktur og uden at der tages konkrete beslutninger. Efter mødet er der ingen som rigtigt ved hvad der skal ske eller hvad der er aftalt.

Du går til mange møder, og der er ikke mange ledige stunder i dagens løb, hvor du kan være tilgængelig for dine medarbejdere, tid til mailbehandling, eller måske tid til at løse nogle opgaver.

Møderne kan opleves som kedelige og at der ikke altid bliver tages nogle gode beslutninger. Forberedelsen til de fleste møder er halvgjort. Du ved egentlig godt at den er gal, men hvad skal du gøre?

MØDETS HISTORIE:

  • Mødekulturen er blevet mere og mere demokratisk – alle skal høres, og vi skal helst alle være enige.

  • Gruppe- og projektarbejde er de sidste mange år blevet en større og større del af en virksomheds møder, og dette resulterer i endnu flere møder.

  • Møder er blevet mere og mere omfattende i mange virksomheder, og de koster rigtig mange penge. Dårlige møder koster mio. af kr. årligt.

  • Der er flere og flere møder, og de tager længere og længere tid. Det er ikke ualmindeligt at vi møder medarbejdere/ledere, hvor møderne kan ”fylde” op over 75% af den daglige arbejdsuge.

  • Møder er nødvendige, men desværre også ofte for uproduktive, dyre og ikke tilfredsstillende.

 

En af konsekvenserne af informations- og teknologiudviklingen er at der er kommet flere møder, men er de også blevet bedre?

HVAD KAN DU GØRE SOM MØDELEDER FOR AT FORBEDRE DINE MØDER?

Konkrete actions:

  • Sæt tid af til forberedelse – ordentlig forberedelse er halvdelen af vejen til at få et succesfuldt møde.

  • Sæt et klart formål og mål – ingen skal være i tvivl om hvorfor vi mødes og hvad der skal drøftes.

  • Vær skarp i hvem skal deltage og hvorfor. Alt for mange gange bliver der inviteret for mange med, og det kan mange gange gøre møderne mere ineffektive.

  • Start til tiden.

  • Sæt scenen i starten af mødet – gennemgå dagsorden og formål/mål.

  • Lav delkonklusioner inden man går videre til næste punkt – HVAD gør vi? HVEM gør det? Og ikke mindst HVORNÅR?....

  • Sikre at der sker opfølgning på møder. Vi oplever ofte at mødelederen ikke får fulgt op på alle beslutningerne fra møderne – så dette skal sættes i system. Eksempelvis ved at anvende dit mail-programs opgavefunktionalitet, hvor du her kan oprette alle dine opfølgningsopgaver med præcise deadlines, så der ikke er noget du glemmer.

  • Prøv at skabe motivation hos deltagerne – sæt dig i deltagernes sted ”what’s in it for me”.

Vil du vide mere om effektive møder, er du velkommen til at kontakte os:

16-piaulsing_edited.jpg

Pia Ulsing

Mobil 42401599 
pu@nyevisioner.dk