EFFEKTIVE MØDER OG DYGTIG MØDELEDELSE!

meeting.png

Måske kender du det fra dig selv eller dine kolleger. Du er ikke altid lige godt forberedt og måske ikke altid lige aktiv på møderne? Møderne kan tage lang tid, og du oplever ikke altid den nødvendige fremdrift på møderne.

Du oplever måske, at der ikke altid bliver fulgt op på de forskellige actions fra møderne. Der er måske heller ikke altid en agenda, og hvis der er, bliver den ikke altid fulgt og de sidste punkter bliver som regel heller ikke nået fordi der ikke er nok tid. Det er ikke ualmindeligt at vi i NYE Visioner ser vore kursisters kalender, hvor omkring 80% af arbejdstiden er afsat til møder, men er det effektivt – kan det ikke gøres bedre? Bliver tiden udnyttet godt nok?

Nogle af konsekvenserne ved dårlige og ineffektive møder er: 

  • Deltagerne kan nogle gange opleve, at det er spild af tid at deltage.

  • Deltagerne oplever at møderne tager for lang tid.

  • Der bliver ikke sat klare deadlines og ansvarlige på de opgaver som udspringer af møderne.

  • Det forringer virksomhedens konkurrence kraft, idet hastigheden omkring implementering af beslutningerne er langsomme, idet der ikke er en konsekvent opfølgning på alle de planlagte aktiviteter.

  • Agendaen er ikke involverende og inspirerende nok, hvorfor det i visse tilfælde kan være en ene-tale fra mødelederen i stedet for et dynamisk og involverende møde.

  • Der bliver ikke altid produceret et referat efter mødet, så alle ved hvem gør hvad og hvornår.

  • Hele agendaen kan ikke gennemføres, idet de enkelte punkter tager for lang tid eller ikke er tidsstyret godt.

  • Der bliver anvendt for meget tid til at diskutere de enkelte problemstillinger som gør at I ikke når helt igennem den planlagte agenda.

  • Møder er en af de største omkostninger i virksomhederne i dag – for mange virksomheder er det millioner der tabes på dårlige ineffektive møder – se et eksempel:

 

 

 

 

 

 

 

 

Forudsætninger:

  • Gennemsnitlig timeløn pr. deltager kr. 250 (Ca. 40.000 i månedsløn)

  • Forberedelse 20 minutter

  • Transport 20 minutter

  • Udgifter til forplejning og udgifter til transportomkostninger indgår ikke i beregningen

  • Der er tale om et internt møde

 

Men hvad kan man så gøre ved det?

Nedenfor er der tips og tricks til hvad man som mødedeltager kan gøre for at få bedre møder.

 

HVAD KAN DU SOM MØDEDELTAGER GØRE FOR AT FÅ BEDRE MØDER?

  • Sæt tid af til forberedelse af møderne – spær din kalender hver uge til forberedelse af de 2-3 vigtigste møder – jo bedre forberedt jo bedre og mere spændende møde.

  • Såfremt der ikke er en agenda til mødet eller du ikke kan se hvorfor du skal deltage, så udfordre mødelederen, og spørg hvad du skal bidrage med, hvad er formålet med mødet, og hvad forventer mødelederen af dig.

  • For at få møderne til at udvikle sig positivt, så spørg mødelederen om ikke der kunne evalueres efter møderne – eksempelvis hvad er godt ved møderne, og hvad kunne gøres bedre?

  • Prioritér dine møder – prøv at se dine møder igennem for de sidste 14 dage og vurdér hvilke der var gode og hvilke der var knap så gode. Hvad kunne du som mødedeltager have gjort for at øge effektiviteten på møderne. Var der møder du slet ikke havde behøvet at deltage i? Jo flere møder du deltager i jo mindre tid har du til at håndtere alle dine øvrige opgaver.

  • Deltag aktivt og spørg ind – under din forberedelse skal du forberede minimum 5 spørgsmål til de punkter i skal igennem.

Vil du vide mere om effektive møder, er du velkommen til at kontakte os:

16-piaulsing_edited.jpg

Pia Ulsing

Mobil 42401599 
pu@nyevisioner.dk