Har du styr på din indbakke?
Har du styr på din indbakke?
En tom indbakke hver dag, er en del af fundamentet for at have overblik over sine arbejdsopgaver og styr på tingene.
Næsten alle vores kursister har mange mails i indbakken, når vi møder dem første gang. Det påvirker overblikket og gør dine arbejdsprocesser ineffektive.
Mange mails i indbakken betyder, oversat til dansk, at du søger i rodet og håber at finde det, du søger. Det er der mange, der har det fint med. Måske også fordi, det altid har været sådan. Det fungerer jo på et eller andet niveau. Men! Dårlige arbejdsrutiner koster unødige minutter, og for mange rigtigt mange daglige minutter, der kunne bruges på noget andet fx gå hjem til tiden, være lidt mere social, arbejde i et lavere gear, bedre finish på de vigtige opgaver. Du kan selvfølgelig også arbejde mere – det finder du nok ud af selv.
I kender det sikkert – vi sidder og kigger på den samme mails igen og igen, dag efter dag. For at være sikker på, at der er nogenlunde styr på det meste, er vi nødt til at kigger indbakken igennem dagligt – måske flere gange dagligt, for at være sikker på, hvad vi har lovet, og hvornår der skal leveres. Det er en håbløs opgave og der er alternativer, som er meget bedre.
Der er ikke noget alternativ til en tom indbakke – altså hvis man skal arbejde effektivt og have styr på tingene.
Effektive arbejdsprocesser – hvordan gør man….
Vi råder til, at man arbejder med sine mails i bunker. Altså 3-6 gange om dagen. Det betyder, at man skal stille sig selv følgende spørgsmål, når mailen læses første gang: ”Skal jeg gøre noget ved denne mail? Ja eller nej?
Ja: Besvar nu eller flyt mailen til opgavelisten
Nej: Slet mailen eller flyt den til arkivet.
Der er altså reelt kun fire muligheder, når mailen er læste første gang og en ting er sikkert. Den skal fjernes fra indbakken.
Hos Nye Visioner mener vi, at indbakken skal ses som en sorteringscentral i stedet for et arkiv. Det betyder også, at mailen skal fjernes fra indbakken, når den er læst første gang. Det er effektivt og sparer tid i en travl hverdag. Princippet er faktisk lidt det samme, som når vi tømmer postkassen eller når vi kommer hjem fra arbejde. Vi læser jo ikke posten og lægger den tilbage i postkassen. Her vil vi reagere anderledes.
Tid til fordybelse – slå notifikationen fra – det er faktisk muligt
Vi ved, at mange mennesker bruger en stor del af arbejdsdagen på at arbejde i indbakken. Det gør de blandt andet, fordi de skal fremsøge gamle mails, men også fordi de får en notifikation hver gang, der kommer en ny mail. Vi mennesker er bare nysgerrige, så vi vil ofte reagere på notifikationen, når den viser sig. I det tilfælde bliver vi forstyrret, når vi sidder og arbejder med en vigtig opgave. Derfor er det vigtigt at deaktivere notifikationen, der popper op ved nye mails.
God fornøjelse
