Planlægning og prioritering
Du skal huske at planlægge og prioritere også, når du ikke har travlt. Egentligt er det lidt selvmodsigende – og så alligevel ikke. Når først vanerne er indarbejdet, er det ingen sag at planlægge og prioritere. Du får gevinsterne hver dag. Når du har mest travlt, er der mest at tabe – det er her, kæden hopper af for de fleste. De tror, de kan spare lidt tid ved at springe over, hvor gærdet er lavest – og det kommer med stor sikkerhed til at give bagslag senere.
​
Der er så meget, du skal nå og tankerne kører rundt i hovedet på dig. Du føler, du har travlt – måske rigtig travlt. Du tænker på de samme 2-3 opgaver igen og igen. ”I dag skal jeg altså have dem lavet, for jeg udsatte dem også i går”. Men heller ikke i dag, får du dem lavet, forfaldsdatoen for udførslen kommer nærmere og nærmere. Heldigvis er der noget, der hedder aften og weekend, så du når dem lige akkurat til forfaldsdatoen, selvom du måtte bruge din fritid. Du ved godt, at kvaliteten ikke er helt i top, men det er der forhåbentlig ingen, som opdager, og heldigvis for det. Du tager sikkert de små hurtige opgaver og det føles godt at få noget fra hånden, men det rykker ikke rigtig noget.
​
Ovenstående er med stor sandsynlighed noget, du har prøvet, men jeg kommer her med tre gode forslag til, hvordan du kan undgå det. Mit yndlingscitat er af Benjamin Franklin, der har sagt ”If you fail to plan, you are planing to fail”. Det er faktisk det, der er essensen i det hele denne artikel. Du bliver nødt til at planlægge dagen for morgendagen og for den kommende uge. Og her er metoden til, hvordan du skal gøre det.
​
Start med at lave en liste med alle dine opgaver i opgavelisten i Outlook (den er genial)
​
Planlæg dagen
Nu kan og skal du hver eneste morgen sikre dig, at du har de vigtigste opgaver på opgavelisten, og du skal sammenholde dine opgaver og dagens møder. Stil dig selv spørgsmålet: ”Er min plan for i dag realistisk?” Hvis den ikke er, må du enten flytte opgaver eller melde afbud. Møder uden agendaer, er generelt møder med at lavt/intet outcome.
​
Husk, du kan maksimalt planlægger 60-75% af din dag, for der skal være plads til det uforudsete – som altid har det med at komme på et ubelejligt tidspunkt. Prioritér dine opgaver for dagen og start med den vigtigste opgave først, derefter den næst vigtigste og så fremdeles. Du kan først gå i gang med arbejdet, når du ved, du arbejdere med det rigtige. Det smarte ved denne øvelse er, at hvis du af forskellige årsager ikke når alle dine opgaver, så er det dem, som bedst kan vente/de mindst vigtige, som du udskyder.
​
Planlæg for morgendagen
En halv til en hel time inden arbejdsdagen slutter bruger du 5-10 minutter til at status. Fik jeg nået de opgaver, jeg gerne ville og er der noget der mangler på min opgaveliste. Det kan fx være mundtlige opgaver, du har fået eller ting fra et møde, hvor der endnu ikke er kommet, eller måske aldrig kommer, et referat. Og igen hellere have for få opgaver til dagen end for mange, for du har altid muligheden for at plukke fra opgaver, der ligger længere ude i tiden.
Hold din opgaveliste opdateret og se på i morgen. Igen skal du sammenholde møder og opgaver, og måske skal du allerede nu bede om en dagsorden, hvis den mangler til et møde.
Fordelen ved at lukke dagen ned på denne måde er, at du får tømt hovedet, så du slipper for at vågne badet i sved og tænker på det, du skal HUSKE AT NÅ i morgen eller det, du glemte i går.
Du skal også huske at afsætte tid til de større opgaver, for det er som regel dem, man skubber foran sig. Hvis de tager mere end 1½ time gør du klogt i at afsætte tid i din kalender til dem. Husk hellere afsætte for meget tid og ikke have bruge for den, end at afsætte for lidt tid, men have brug for mere.
​
Planlæg for næste uge
Dette vil jeg mene er det vigtigste planlægningspunkt over hovedet, men desværre også er det der som oftest bliver sprunget over. Du skal hver fredag have det som vi kalder for TOP- mødet (tid-overblik-prioritering).
​
Afsæt 30 minutter i kalenderen til at gøre følgende
Se på næste uges opgaveliste. Er den fuldstændig opdateret eller mangler der lige en enkelt opgave eller to? Er der vigtige møder, hvor du mangler forberedelse eller skal præsentere noget? Hvis der gør, så få det sat på opgavelisten, så slipper du også for at gå og at spekulere over den i weekenden.
​
Har du afsat tid til de store opgaver i kalenderen? Hvis ikke er det nu du skal gøre det, ellers risikerer du at andre booker dig – og husk, det er dig der skal styre omstændighederne og ikke bliver styret af dem.
​
Er der kommet dagsorden til møderne på mandag, tirsdag og onsdag? Hvis det ikke er tilfældet, er det nu du skal rykke for dem. For husk, du skal komme velforberedt til et møde for så er det dig, der har mest indflydelse på omstændighederne.
​
Slutteligt skal du overveje, om der er andet der er relevant for den kommende uge, det kan være en fridag, firmarejse, kursus eller seminar. Det skal du også huske at tage højde for i din planlægning.
​
Du kan med ovenstående værktøjer og metoder/fif få frigjort tid, blive mere effektiv, fremstå væsentlig mere professionel og bedst af alt – holde fri, når du har fri - også i hovedet😊.
