Når tiden er vigtig!

 

De fleste mennesker udnytter ikke tiden til fulde når de er på arbejde, og ofte oplever jeg, at mange er konstant på bagkant og render stakåndet bagefter deres egen planlægning. Er det muligt at være på forkant?

 

Mandag til fredag er ofte lidt et kapløb med tiden. Kan jeg nå i mål med mine opgaver inden fredag? Og hvad med kvaliteten? Skal jeg til at planlægge overarbejde og meddele hjemmefronten at jeg heller ikke kommer hjem og spiser med familien de næste par dage? Det er lidt som om, at weekenden ofte er en form for kunstigt åndedræt, og ikke en rigtig pause fra den travle hverdag.

 

En del skyder deres opgaver til næste dag eller den kommende uge, uden at vurdere om det er realistisk. Andre når måske i mål med opgaverne, men mængden af energi de har brugt på at komme i mål, er for høj. At forvalte sin tid er en disciplin der kan læres, og som skal trænes. 

 

Det handler om at lære at bruge værktøjer der kan sikre at den enkelte kan håndtere alle opgaver, mails og møder i løbet af ugen, på en simpel og enkelt måde som samtidig er effektiv.

​

Når en opgave bliver til, er det vigtigt at finde ud af hvornår den skal og kan løses, og hvor lang tid den vil tage. Dette er en svær disciplin men ligesom alt andet, kan det læres.

 

Her et par gode råd til hvordan du passer på din tid og gennem effektive arbejdsprocesser får mest muligt ud af den::

 

• Du skal håndtere mailen første gang du kigger på den. Det betyder at den enkelte mail enten skal løses nu, hvis det tager et øjeblik. Alternativt skal den ændres til en opgave og flyttes væk fra indbakken. Den kan så løses når tiden er realistisk. Det handler om at styre indbakken og ikke omvendt. Det gøres ved at ændre tilgangen til indbakken, der skal håndteres som en sorteringscentral og ikke et arkiv. En række andre mails skal slettes første gang du ser dem og andre igen skal arkiveres første gang du støder på dem.

​

• Du skal sikre at dit mappesystem i Outlook er et system der er sat op så det er nemt at finde og nemt at arkivere. Her er mit råd, at du skal arbejde med max. 10 hovedmapper med gode overskrifter der er tænkt over. Under hovedmapperne kan der så arbejdes med undermapper. Opret mapperne i nummerorden og ikke alfabetisk orden. Det giver et bedre overblik, og hurtigere at finde rundt i.

​

• Brug opgaverne i Outlook. Det er et meget effektivt system da du udover at kunne foretage langsigtet planlægning, også kan have opgaverne under kalenderen på de enkelte dage.

​

• Hver fredag er det en god idé at samle op på ugen og se længere frem. Brug 15-20 minutter på at planlægge den kommende uge eller to.

​

• I forhold til kalenderen er det vigtigt at du er kritisk når du bliver indkaldt til møder. Er mødet relevant? Har du vigtigere opgaver der skal løses og kan du nøjes med at læse referatet fra mødet? Og hvorfor skal mødet vare 60. minutter når det kun er få ting som skal gennemgås?

​

• Hver morgen bruges der 2 minutter på at genopfriske dagens plan og at vurdere om dagen i dag er realistisk eller om noget skal ændres. Det samme gøres i forhold til morgendagen inden kontoret forlades.

​

• Sidst men ikke mindst er det vigtigt at lære at sige fra = forventningsafstemning men de fleste afholder sig fra dette - simpelthen fordi de ikke selv har et reelt overblik over den samlede mængde af opgaver, møder og mails. Derfor er det let at komme til at love for meget, og presse sig selv unødigt.