Brugen af Outlook 

 

Tæt på 100 procent af de kursister jeg har trænet de sidste mange år, har haft en meget begrænset viden om de mange virkelig brugbare funktioner Outlook tilbyder. Virksomhederne betaler licensen men medarbejderne bruger sjældent de værktøjer og metoder der rent faktisk kan være en stor hjælp i en travl hverdag. 

 

Faktisk vil jeg gå så langt at påstå at en optimal brug af Outlook kan spare mindst 30 minutter om dagen i en travl hverdag, og at det tilmed kan være med til at nedbringe arbejdsrelateret stress i meget høj grad.

 

Antallet af mails i indbakken har ændret sig markant de sidste mange år, men trods dette arbejder vi stadigvæk med indbakken som vi gjorde i halvfemserne. Det er efter min mening ineffektivt.

 

Her et par eksempler:

 

Mailnotifikationen eller mailviseren.

 

Den viser sig på værktøjslinjen som en notifikation når der er kommet en ny mail. Utrolig smart dengang vi fik et par mails om dagen. I dag er det blot en forstyrrelse der trækker os ud af den fordybelse, vi er i, når vi løser vigtige opgaver. Det betyder også at indbakken styrer os og ikke omvendt. Derfor skal den fjernes så der er en forstyrrelse mindre. 

 

Herefter skal man beslutte hvornår der skal læses mails og her mit råd at det gøres i bundter af 10-15 minutters varighed 3-5 gange dagligt. Samtidig skal indbakken behandles som en slags “sorteringscentral” som på de gamle posthuse. Posten kommer ind i løbet af dagen og vi sorterer løbende, og når vi forlader kontoret er centralen/indbakken tom for breve/mails.

 

Hver enkelt mail skal behandles første gang du ser på den og derefter fjernes fra indbakken. “Skal jeg gøre noget ved denne mail” er spørgsmålet man skal stille sig selv første gang man kigger på den. Herefter er der enten en “ja” eller “nej” mulighed.

 

•   Ja: besvar eller opret en opgave 

•   Nej: slet eller arkiver/til mappe

 

 

Opgavestyringen

 

Outlook har et fantastisk opgavesystem og mange mails er jo i virkeligheden opgaver der ikke altid skal løses i dag, men i morgen, om 3 dage, i næste uge eller måske om en måned. 

 

Med meget få klik kan man ændre en mail til en opgave og smide den på en realistisk dato. Opgaven vil så automatisk dukke op i kalenderbilledet på den dag man har valgt. Her kan man tilmed booke tid til at løse opgaven i kalenderen. Denne funktion er yderst effektiv da det at sætte tid af til sin opgaveløsning er optimalt i en travl hverdag. 

 

Nu begynder du så småt at have et overblik over den samlede mænge af opgaver og møder i et og samme billede. Det er effektivt! Og den eneste realistisk måde at styre sin hverdag på.

 

Opgavelisten kan samtidig styre både MUS-samtaler, 1:1 samtaler og alt det du skal følge op på.

 

For en mindre investering kan du få frigivet en masse tid, du kan få opgraderet dine medarbejderes it-kompetencer, så de kan få mere fra hånden på den gode måde.

 

Har jeg vakt din interesse, er du velkommen til at kontakte mig , så stiller jeg gerne op til et uforpligtende møde hvor jeg kan fortælle meget mere om jeres muligheder.