Bedre møder
Så er året snart slut. Men kan du egentlig huske hvor mange møder du har være til i løbet af året? Og hvor mange timer har du brugt på at sidde til møder i 2022? Mit bedste og mest kvalificerede gæt er, at du ikke kan huske det. Men kan du så huske det absolut bedste møde hvor dagsorden bare var lige i skabet, der var energi og gejst på mødet, og referatet kom ud senest dagen efter, det må du da kunne huske….?
​
Der er alt for mange møder og de er alt for dårlige, og det er i høj grad vores egen skyld. Vi gør ikke noget, vi modtager bare dagsordenen, hvis den altså kommer, accepterer mødet uden yderlige tankevirksomhed, og måske starter mødet til tiden. Resultatet bliver som det plejer, du møder op uforberedt, får en præsentation af materialet på mødet, der bliver snakket lidt frem og tilbage – og så gik det mødet også. Jeg ved godt det i visse tilfælde kan være lidt karikeret, men overdrivelse fremmer forståelsen.
Min bøn til dig i 2023 er at du gør noget. Det er med møder som i alle andre af livets forhold, du kan stille dig tilfreds med den utilfredsstillende situation, eller du kan påvirke og ændre den med de rette argumenter og adfærd. Men en forandring starter hos dig selv. Du har tingene i egne hænder.
​
Jeg vil her give dig lidt inspiration til hvad du skal starte med at indføre i 2023. Du får kun 3 ting, så det er ladsiggørligt.
1. Hvis ikke du har fået en dagsorden i god tid inden mødet, så ryk for dagsordenen 2-3 dage inden mødet så du kan blive velforberedt til mødet. Hvis du ikke får den i god tid inden mødet skal du overveje om du enten skal skrive du møder op uforberedt, eller du må udskyde mødet.
​
Overvej om der er sammenhængen mellem mødelængde og indhold af dagsordenen Hvis det ikke er, må du skære mødelængden til, så det kun tager 25 minutter i stedet for 60 minutter. Det tager måske 1 minut af din tid, men til gengæld sparer du 24 minutter, det er et rigtig godt afkast.
​
2. Skal du i det hele taget med? Rigtig mange accepterer bare mødet for de har jo rigtig travlt syntes de. Men du bliver nødt til at tænke på om du skal med, se evt. på antal mødedeltagere. Hvis der er flere end 5 begynder effektiviteten at falde markant. Tænk på, hvor mange møder du har været til med 8 eller flere deltagere, hvor der blev sat en masse skibe i søen med ansvarlige og deadlines på alle skibene. Mange møder kan sagtens klares med en mail, og hvis der er PowerPoint til mødet, kan den uden problemer sendes ud inden mødet.
​
3. Referat er noget der enten kommer flere dage, uger eller lige inden næste møde – hvis man da er heldig. Som ofte er der ikke en ansvarlige for de forskellige opgaver og forfaldsdatoen på opgaverne er en by i Rusland. Gør noget og gør det simpelt. Du kan bruge skemaet fra Nyhedsbrev nr. 21 til at udarbejde en oversigt over hvilke opgaver der skal udføres, hvem der skal gære det, samt forfaldsdato. Det er en simpel og brugbar struktur. De fleste udstikker bare en forfaldsdato uden at høre om den er realistisk. Skemaet hjælper med at få realisme ind i opgavemængden.
​
Jeg ønsker dig alt mulig held og lykke på mødefronten i 2023, for det får du nemlig brug for. Grundlæggende kan man sige – vil du have noget ud af tiden? Eller vil du være på det hold som spilder tiden på uendelige møder med et beskedent outcome – valget er op til dig😊
