effektive møder

meeting-1245776_640.jpg

 

Du kender det sikkert. Endnu en mødeinvitation i din inbox, som du med stor rutine accepterer, men samtidig tænker du ”Jeg er mega træt af alle de møder - De fører jo sjældent til noget”.

Lad det være sagt med det samme. Det findes rigtig mange forskellige typer møder, men fælles for dem alle er at de sagtens kan blive bedre. Mange virksomheder og organisationer har rigtig stort fokus på at få bedre systemer, bedre stole, bedre borde, nye telefoner…. Men hvad med møderne som for mange medarbejdere og ledere er den aktivitet der fylder mest i deres arbejdsliv, for slet ikke at tale om alt den produktive tid som møderne lægger beslag på i virksomheden.  

I det store hele mangler mange af møderne det samme og heldigvis er løsningen simpel, OG du kan heldigvis selv påvirke tingene rigtig meget i en positiv retning. Al forandring starter med dig selv.

Jeg vil her komme med råd til hvad du kan gøre før, under og efter mødet, som mødeleder og mødedeltager.

Før mødet:

Mødeleder:

Du bliver som mødeleder nødt til at vide hvad formålet med mødet er. Hvad er det du/din enhed skal opnå ved at mødes. Husk du behøver ikke at inviterer alle med. Dem du inviterer med til mødet, skal vide hvorfor de skal med til mødet, og hvad er det de pågældende deltagere skal bidrage med. Overvej også længden af mødet, det behøver ikke altid at være 60, 45 eller 30 minutter – længden på mødet afhænger udelukkende af summen på de forskellige punkter på dagsordenen. Hvis der kun er punkter til 35 minutter, tager mødet 35 minutter.

Endelig skal du sende dagsordenen i god tid ud så deltagerne kan komme velforberedt til mødet. Sørg for at punkterne i dagsorden står i prioriteret rækkefølge så I starter med det vigtigste først. Er der ting som deltagerne skal forberede, undersøge eller tage stilling til – så skal det fremgå klart af dagsordenen.

Mødedeltager:

Når du modtager en mødeinvitation, skal du sikre dig at du ved, hvorfor du er inviteret, hvad er din rolle og hvad skal du levere på mødet. Hvis bare et af elementerne mangler skal du kontakte mødelederen og få det afklaret. 

Du skal påvirke tingene for at ændre dem, og jeg er sikker på at mange at de mødeinvitationer du får mangler ovenstående. 

Under mødet:

Mødeleder:

Start til tiden og start med noget positivt. Dem eller den der kommer for sent, må du tage en snak med efter mødet. En kursist sagde engang til mig ”Hvis man ikke kan finde ud af andet, kan man altid komme til tiden”.

Det er nu du kan ud vise dit værd som leder. Led mødet opsummer dialogerne, hold dig til dagsordenen få lavet konklusioner og aftaler. Være specifik på mødet og sikre dig deltagerne ved hvad de skal gøre og hvad deres deadline er på de opgaver de får. Husk du har retten som mødeleder til at lade et punkt udgå hvis du skønner det er vigtigt at få draget en konklusion på et andet punkt..

 

Mødedeltager:

Byd ind hvor du kan, men sørg for at du holder dig til emnet. Være kort og præcis i dine input. Det er alt for mange der siger meget uden at sige noget. Det er altid de velforberedte man gerne vil have med til sine møder.

Efter mødet:

Mødeleder:

Referatet skal komme lige efter mødet så deltagerne hurtigt kan komme i gang med deres opgaver. Du kan bruge nedenstående skema, det giver et godt overblik over opgaven, den ansvarlige og deadline. Som mødeleder skal du sørge for at følge op på forfaldsdatoerne, hvis du ikke sikre dig at opgaverne løbende bliver løst kan du risikere at de ikke bliver udført, og så er hele mødet spildt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mødedeltager:

Sæt tid af i kalenderen hvis hvis der er større opgaver som skal forberedes til/inden mødet. Hvis du ikke kan løse de aftalte opgaver til aftalt tid, skal du orientere mødelederen, og så kan I i fælleskab aftale hvordan I kommer videre.

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 6122 0915 
jd@nyevisioner.dk