10 gode råd

Picture3.jpg

Råd nummer 1 – Har du styr på tingene?

Det kan godt være, at du føler, at du har et godt overblik over dine ting, men vores påstand er, at det alligevel sejler. De fleste har nemlig ikke et system til at planlægge og prioritere deres opgaver i – de har flere.

Du har opgaver, du går rundt og husker på i hovedet. Din indbakke er også fyldt op med små og store ting du skal ordne. Nu er vi oppe på foreløbigt to systemer, du håndterer dine opgaver i, og der kan allerede nu være mange bolde at holde styr på. Men det er slet ikke slut endnu, for du har flere systemer. Det kan være papirer på bordet du skal gøre noget ved, referater og mødenoter, papir to-do lister. Vi kan sagtens blive ved lidt endnu med flere systemer, men vil runde af med alle de private ærinder, ting du skal holde styr på, gøre, købe bestille, tage hånd om, og det er jo også en række bolde du skal holde styr på. Mit spørgsmål er ligetil: Har du et godt overblik over alle disse systemer og bolde du har i ”luften”?

De fleste – vi har endnu ikke mødt nogen, som er uenige – kan godt se at dette system ikke er optimalt.

Det er vores anbefaling, at du samlet alle dine opgaver – arbejde såvel private på Outlooks opgaveliste. Det er et fantastisk værktøj, til at skabe overblik over alle sine opgaver og samtidig let og hurtigt at kunne planlægge og prioritere på kort og langt sigt.

 

Råd nummer 2 - Hold indbakken i bund – en tom indbakke er guds gave til hjernen.

For at kunne bevare overblikket, er målet at have netop nul mails i indbakken eller tæt på – hver dag og hele tiden. Det opnår du ved at tage stilling til indkomne mails første gang du kigger på dem. Det sparer dig for mange daglige minutter, som du ellers bruger på dobbeltarbejde. At gøre tingene flere gange, er ikke en særlig effektiv måde at arbejde på.

Vores anbefaling er, at du slår mailviseren fra, og slipper for at blive forstyrret hele tiden – får en bedre arbejdsrytme og meget mere fra hånden. Dernæst at du tager stilling til den enkelte mail, først gang du kigger på den – det er fire muligheder – SLET mailen, ARKIVER mailen, BESVAR mailen Eller FLYT mailen til opgavelisten, fordi det ikke er nu du skal løse denne opgave.

 

Råd nummer 3 - Sæt tid af til de store opgaver.

Mit råd nr. 3, går ud på at sikre sig at der er den nødvendige tid til rådighed, når vi skal have løst store og vigtige opgaver med en skarp deadline. Det kan være voldsomt stressende at være startet for sent på en opgave, eller blive i tvivl om, om man kan overholde en given deadline. Hvad med kvaliteten? – det kan også være svært at levere på højeste niveau, hvis tingene skal nås på den halve tid.

 

Jeg vil derfor anbefale, at hver gang du har en vigtig opgave som har en stram deadline, så sætter du tid at til den konkrete opgave i kalenderen. Jeg vil også anbefale dig at runde op – dvs. opgaver du estimerer til 1½-2 timer, sætter du 2 timer af til. Det er bedre at have 10-15 minutter for meget end at stå og mangle 30 minutter inden du skal hjem.

 

Råd nummer 4 - Planlægning

Har du prøvet at gå hjem fredag eftermiddag fra dit arbejde, hvor der er masser af løse ender? Du går måske og husker på en masse ting der skal ordnes, og du er bekymret for, om du kan nå at løse opgaverne i den kommende uge.

Du er fraværende ved middagen med familien, og du kan ikke koncentrere dig om at følge med i den film du havde glædet dig til at se hele ugen. Hvordan føles det?

Har du prøvet allerede søndag eftermiddag, at du begynder at bekymre dig om den kommende uge på jobbet? Det påvirker kvaliteten af din weekend – og i et større perspektiv dit liv – i negativ retning.

Du skal lære at planlægge - og du skal lære sætte tid af til at gøre det, uanset hvor travlt du har.

Det er nemlig ofte sådan, at jo mere travlt du har, jo mere begynder du at lade være med at planlægge. Så er det, det går galt, for det burde være omvendt. Jo mere travlt du har, jo mere vigtigt er det, at du arbejder efter en plan.

Det overordnede formål med planlægning er at få en klar forestilling – et klart mentalt billede – af, hvad du skal gøre. Hvis du har et klart billede af, hvad du skal gøre, og hvor du vil hen, så gør du det. Hvis billedet er diffust og dine mål uklare, arbejder du ineffektivt.

Min anbefaling er, at du hver dag bruger de sidste 5-10 minutter inden du går hjem til at få styr på de løse ender og planlægger dagen i morgen.

Det har flere fordele. For det første går du hjem uden en masse bolde hængende frit i luften. For det andet, har du fået bekræftet eller tilrettet dine deadlines, så du ved, at du kan nå morgendagens opgaver.

Dernæst er det vigtigt at du hver fredag bruger de sidste 15-20 minutter inden du går på weekend, til at planlægge overordnet for hele den kommende uge. Du skal ikke møde mandag morgen og til at finde ud af, hvad der skal ske i den kommende uge. Det er for tilfældigt. Du skal heller ikke bruge din weekend på at gå og planlægge din næste uge på arbejdet. Det skal være ordnet, så du kan bekymre dig om vigtigere ting i livet - som for eksempel at nyde det!

Hvis du har styr på tingene allerede fredag, inden du går hjem, går du glad hjem. Du er mere nærværende over for familie og venner, bøffen og vinen smager bedre, og det er lidt lettere at følge med i den film, du har glædet dig til at se hele ugen.

 

Råd nummer 5 - Udnyt de teknologiske muligheder - brug Outlook optimalt.

Alle vores værktøjer og metoder tager udgangspunkt i, at du arbejder ud fra Outlook. Outlook er et fantastisk arbejdsværktøj, som kan rigtigt mange ting. Skærmbilleder du aldrig har set før, og værktøjer som kan give dig et unikt overblik over din egen arbejdssituation – et overblik du aldrig har haft før. Du kan spare tid – og gøre det let for dig selv.

Du sidder hver mange timer foran pc’en – og det må være på tide, at lære at bruge Outlook optimalt. Det er en lille investering, med et stort afkast.

  

Råd nummer 6 - Mødeforberedelse

Mange bruger en stor del af arbejdstiden på at holde møder. Men hånden på hjertet – er du altid forberedt til dine møder? Eller kunne du være bedre forberedt hvis du havde haft bedre tid? Det er nok svært at svare NEJ til begge spørgsmål.

Når du først har forstået den fordel, du opnår ved at være ordentligt forberedt, bliver det en livslang vane.  Ofte vil det ikke engang kræve en særlig stor indsats at være bedre forberedt end din kollega. Eller måske din konkurrent.

En af årsagerne til, at så mange af os ikke er velforberedte er, at vi sjældent får ros for det. Det kan være ærgerligt, hvis det er anerkendelser, du er ude efter. Men det at være velforberedt fører til noget endnu bedre. For du får ikke ros for at være velforberedt – du får resultater.

Eller som den franske 1800-tals biolog Louis Pasteur formulerede det: ”Heldet tilsmiler den, som har forberedt sig”.

Vores anbefaling er derfor, at du på sætter tid af til at forberede dig til dine møder, og løbende skrive dine bidrag og input til mødet ned undervejs. På den måde vil du være væsentlig bedre forberedt – og på kortere tid til dine møder.

Efter ethvert møde, du er til i fremtiden, skal du stille dig selv følgende spørgsmål: Var jeg en af dem, der trak mødet op, eller trak jeg det ned? Hvis du følger anvisninger i dette råd, vil du altid være i den første kategori.

 

Råd nummer 7 - Mødenoter/mødereferater.

Der holdes utroligt mange møder hver dag - og der er rigtigt mange ting som kunne være bedre – både i form af kortere møder og mere udbytterige møder med langt større kvalitet.

 

Her ligger kæmpestore gevinster at venter på de ledelser som indser, at vi har et problem med mødekulturen og prioriterer det på højeste niveau. Trapperne skal vaskes oppefra – ellers bliver der sjældent ændret på retningen.

 

Lederne er de værste – de har et større ansvar for, at møderne er udbytterige og effektive.

 

Det jeg savner – og ser rigtigt tit er, at man har holdt et godt og relevant møde. Der er udsendt en dagsorden i god tid, hvor deltagerne har haft rig mulighed for at forberede sig – både generelt og individuelt. Så langt så godt. Men som afslutning på mødet savner jeg, at når man går ud af mødelokalet, at der er enighed om følgende: HVAD gør vi NU? HVEM gør det? Og ikke mindst HVORNÅR?

 

Alle disse ting burde fremgå af et referat, som blev rundsendt umiddelbart efter mødet eller senere samme dag. Desværre er der masser af møder, hvor der ikke kommer et referat efterfølgende, og det har en række uhensigtsmæssige konsekvenser – nemlig, at der er risiko for at vi ikke får eksekveret på de aftalte beslutninger, eller at vi ikke er enige om, hvad der skal eksekveres på eller hvornår. Dvs. der er en stor risiko for at et godt og relevant møde har et beskedent outcome.

Jeg vil opfordre til 2 ting;

 

  1. At I omgående starter på at skrive referater, så I får en bedre proces i forlængelse af jeres møder.

  2. At I bruger nedenstående skabelon, på de møder hvor der ikke kommer et referat. Typisk mindre møder, 1:1 samtaler etc.

 

 

 

Glem aldrig, at når man går ud af et mødelokale, Teamsmøde etc. Så er det afgørende at alle ved HVAD der skal ske? HVEM som gør det? Og ikke mindst HVORNÅR?

 

Råd nummer 8 – Vi stresser os selv

Danskerne ønsker det gode liv, og derfor stiller vi store krav til os selv. Det er ikke nok, at vores børn er lykkelige, de skal også have det rigtige tøj på og spise sund hjemmelavet mad.

Den kontrol, som vi forsøger at udvise i vores professionelle liv, skal også være til sted i privatlivet. Vi skal både være en god kollega, en betænksom forælder, trofast ven og kærlig mand eller kone. Vi vil have det hele.

Samtidig går vi meget op i, hvad andre syntes om os og den måde vi lever og agerer på. Det er ikke kun for barnets skyld, at der ligger økologiske Max Havelaar-gulerødder i madkassen. Det sender også et signal til de andre forældre og læreren om, at man er et menneske i kontrol og en god forælder.

På jobbet er alting i udvikling, så vi skal være klare i hovedet for at følge med. Det er svært at finde en branche, som ikke er i rivende udvikling i den ene eller anden retning. Nutidens videnssamfund, digitalisering og globalisering stiller større krav til den enkeltes omstillingsparathed, som det hedder på moderne dansk.

Der er meget at leve op til. Især når ens job er så identitetsbærende, så vi – alt efter hvad vi laver – som det første skal forklare eller forsvare det til enhver social begivenhed, hvor vi ikke kender folk godt i forvejen.

Ens partner skal ikke bare være ens kæreste, mand eller kone, men også ens bedste ven, og vi skal have overskud til sammen at udleve det perfekte og eksperimenterende sexliv, som vi kan læse om i magasinerne, efter at de tre børn er lagt rene i seng og har fået læst pædagogisk korrekte godnathistorier. Puha.

Mens mange, hvis ikke alle, ovenstående ting dybest set stammer fra nogle gode intentioner, så kan summen af dem alligevel være skadelig. For ønsket om at udstråle succes på alle livets områder kan føre til stress. Vi stress med andre ord os selv i forsøget på at være perfekte.

Vores råd er at være realistisk i den måde du lever og udlever dit liv på – en dag har kun 24 timer, og en uge 7 dage. Prioriter og lav planer - og ikke mindst lav kompromiser med dig selv og din partner. Det kan være fint nok nogle gange at vælge den lette løsning og springe over hvor gærdet er lavest. Det skal du lære at have det godt med.

 

Råd nummer 9 – Ros dine medarbejdere

Der er mange ting som giver stress. På tredjepladsen kommer den stress, som dårlige chefer skaber. Det er et problem, som den enkelte chef må tænke over og forholde sig til.

Måske burde såvel medarbejdere som chef med jævne mellemrum stoppe op og overveje vedkommendes ansvar for eget og andres stress.

Konsekvenserne kan i hvert fald være mange og store. Her tænker jeg ikke blot på manglende motivation med nedsat effektivitet til følge eller på manglende anerkendelse. Uklar ledelse fører til uklare målsætninger og utilfredsstillende arbejde og i værste fald opsigelser.

Men hvad skal cheferne så gøre?

Ja, de kunne da starte med at rose deres dygtige medarbejdere. Generelt roser chefer deres medarbejdere alt for lidt.

Undskyldninger og forklaringer er mangeartede. Det er lige fra: ”At det er jeg ikke så god til” over ”jeg får heller ingen ros selv” eller ”jeg vil såmænd gerne rose – bare de giver mig en mulighed for det” til ”hvorfor skal de have det lettere end mig selv?” og vi kunne blive ved.

Ellers kan det være: ”Det er der ikke tid til”. Men mærkværdigt nok, så er der altid tid til risen.

En chef skal tænke over, at ros giver:

  • Energi

  • Sammenhold

  • Lyst til en ekstra indsats – det nytter jo noget

  • Lyst til gentagelse

  • Motivation contra demotivering

Råd nummer 10 – Handling er vigtig

Hvis du ønsker dig et mere tilfredsstillende og afbalanceret liv, så må du begynde at gøre noget aktivt for at komme derhen. Status quo er ikke godt nok, hvis du har et gab mellem der, hvor du er nu og der, hvor du gerne vil være. Opstil mål, der baserer sig på din livsversion og dine drømme, og begynd at bevæge dig. Fokuser på fremskridt mod dit mål, og hvis du ikke gør fremskridt, så find ud af hvorfor.

Husk, at livet ikke handler om at have gode kort på hånden, men om at spille dem du har rigtigt.

Jeg håber at dette nyhedsbrev kan give dig motivation til at forsøge at opnå det liv, du allerhelst vil leve.

Har du brug for hjælp til at realiserer alle gevinsterne er du velkommen til at kontakte mig, eller en af mine partnerkollegaer – du kan kontakte mig på mail: sdybdal@nyevisioner.dk eller på telefon 2834 2809, så kan jeg på et uforpligtende møde forklare, hvordan du lærer at arbejde effektivt og få alle fordelene og samtidig det gode liv.  

Du kan søge yderligere oplysninger på www.nyevisioner.dk.