Bruger du tiden på det du er ansat til, eller er det driften som tager din tid?

Du er direktør på C-level for en stor eller større dansk virksomhed. Du blev ansat til at videreføre en del af virksomhedens strategi, og videreudvikle den. 

 

Men der er en række faldgrupper du skal være opmærksomhed på, som kan forhindre dig i at levere på det du rent faktisk er ansat til – nemlig at - ”eksekverer på strategien”. 

 

Det er let at komme til at bruge for meget tid på den daglige drift - blive ”hvirvlet ind i” en masse løbende møder, som reelt ikke har noget med din strategi at gøre eller udførelsen heraf, det er let at ”komme til” at beskæftige sig med detaljer i den daglige drift, som du burde have medarbejdere til at tage hånd om, og som igen tager tid fra at udleve den strategi du er blevet ansat til. Derudover er der mange - pga. din position, som gerne vil have dig med til mange forskellige ting, møder mv.  Det er et stort problem mange steder. 

 

Analyse af problemets omfang 

 

En let måde at få klarhed over problemet omfang på, er at gennemgå din kalender for de seneste 2 uger – hvilke møder har at gøre med din strategi? Og Hvilke møder er om noget helt andet? Dernæst kigger du dine mails igennem (se sendt post) for de seneste 14 dage – det tager 10-15 minutter. Hvor mange mails handler om strategi og udvikling – og hvor mange er om alt andet? Igen, du får en klar fornemmelse af, om fordelingen af hvad du bruger din tid på. 

 

Det er en analyse du burde lave et par gange om året, for at sikre dig at du bruger tiden på det du er ansat til. Ingen bruger 100% tiden på det de er ansat til, men fordelingen kan blive skæv hvis du ikke følger med og gør status en gang imellem. Det er ligesom at putte en frø i en gryde og skrue op for varmen – frøen opdager ikke at den er blevet kogt – og det samme sker for dig, hvis du ikke løbende gør status.  

 

Hvordan gør jeg strategien synlig 

 

Første step er at gøre strategien synlig og en del af hverdagen. Ellers er den let at glemme. Du starter arbejdet med de enkelte opgaver for sent etc. Du ved hvad jeg mener. 

 

Et naturligt sted er Outlooks opgavelisten – her er det let at lave en kategori som du kalder – strategiske opgaver – (du kan også underopdele de strategiske opgaver hvis du arbejder med flere strenge, strategiske projekter, flere niveauer etc. – du kan lave det så det passer lige præcis til din situation. Alt har fået en deadline. Det smarte er, at du har overblikket over et strategisk projekt – alle underopgaverne i deadline orden. Strategien er kun et klik væk. 

 

Hvordan sikrer jeg mig tid til at arbejde med strategien 

 

Synligheden er det første store skridt mod at arbejde løbende med strategien, næste skridt er at sikre sig at tiden er til rådighed, og det gør du ved at sætte tiden af i kalenderen til den enkelte opgave. 

 

Det er noget af det som er rigtigt smart ved Outlooks opgaveliste – her kan du trækker opgaverne ”op i kalenderen”, så du er sikker på at tiden er til rådighed, og at du kan nå at løse opgaven inden deadline. 

 

Det er måden at gøre det på. Det giver også en god følelse i kroppen – der er travlt, og der ligger store opgaver forud, men har reserveret den nødvendige tid til de strategiske opgaver.