EFFEKTIVE MØDER

MØde3.png

Covid-19 er endelig ved at løsne sit greb og vi kan se frem til en mere normal hverdag. Da Danmark lukkede ned og alle blev hjemsend blev online møder hurtigt implementeret, som en fast bestanddel af vores arbejdsliv.   Næsten alle var (faktisk super tilfredse) med en ny mødekultur, hvor møderne nu ofte var kortere og mere præcise, om end det for nogens vedkommende, resulterede i endnu flere møder end hidtil. 

Nu er arbejdsstyrken ved at komme tilbage og der skal gang i de gode gamle fysiske møder, hvor folk kommer for sent til mødet og ikke altid er velforberedt, dagsordenen er mangelfuld, mødet trækker ud og referatet, hvis der kommet et, forsat mangler deadlines og ansvarlige personer for opgaveløsningen.  

Du genkender sikkert flere af ovenstående elementer, men vi vil her komme med lidt tips og tricks til, hvad du selv kan gøre før, under og efter mødet, for alt forandring starter hos dig selv.

 

Før mødet:

Hvis du er mødeleder, skal du sikre dig der er et klart mål og formål med mødet. Deltagerne skal vide, i god tid i forvejen, hvorfor de skal med og hvad skal de forberede sig på til mødet. For at dagsordenen bliver god og du som mødeleder har muligheden for at styre mødet og undgå afstikkere, skal du sætte tidsangivelse på de forskellige punker til mødet, som også bør stå og sørg for de et i prioriteret rækkefølge. Det kan også være en god ide at lægge mødet på et skævt tidspunkt, fx fra 09:10-09:50, så sikrer du dig også, deltagerne kan komme til tiden til det næste møde.

Hvis du derimod er mødedeltager og der mangler et mål og formål med mødet, samt det ikke klart fremgår klart, hvorfor du skal deltage eller forberede, bliver du nødt til at kontakte mødelederen. Du har sikkert prøvet at sidde til et møde og tænke ”Hvad laver jeg her” eller ”Gad vide hvad vi skal opnå med dette møde?”. Men det både kan og skal du påvirke! Hvis du ikke gør noget ved situationen, kan du heller ikke tillade dig at være utilfreds og brokke dig.

Husk, du får ikke ros for din forberedelse, men du får resultater.

Under selve mødet:

Som mødeleder bliver du nødt til at starte til tiden. Det er spild at tid, at 5 mand sidder 5 minutter og venter på en enkelt person. Det er dig, der som mødeleder, skal drive mødet fremad og skabe resultater med dem, du har indkaldt til mødet. Du skal opsummere, skabe enighed, få fastlagt deadlines og ikke mindst have en ansvarlig på opfølgningen af de enkelte punkter.

Som mødedeltager har du en opgave i at holde dig til emnet. Det kan være frustrerende for mødelederen, hvis der er deltagere, der konstant ryger ud af en tangent. Sig det, der relevant for emnet.

 

Efter mødet:

Du skal som mødeleder sende referat af mødet senest dagen efter. Hvis der går for længe inden med at deltagerne får referatet, kan der være ting, der bliver tabt på gulvet. Du skal som mødeleder følge (løbende) op på de ting, der er blevet aftalt på mødet. Hvis du ikke gør det, kan du risikere at opgaverne ikke bliver udført. 

Der er intet nyt i alt det her, men de mange måneder med hjemmearbejde, kan være en rigtig god kickstarter til en ny mødekultur, hvor vi gør det, vi godt ved er rigtigt!

Hvis du vil vide mere om effektive møder, er du velkommen til at kontakte mig.

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915
jd@nyevisioner.dk