HVORDAN HOLDER DU ON-LINE MØDER MED STORT UDBYTTE?

ONLINE.png

Corona pandemien har betydet meget for, hvordan vi agerer og ikke mindst den måde vi holder møder på.

Tidligere var online møder noget vi godt vidste eksisterede og havde også prøvet det med jævne mellemrum. Men Corona krisen har eskaleret vores brug af online møder til et helt andet niveau end set tidligere. 

Vi har hørt fra mange af vores kunder, at de synes at deres møder er blevet mere effektive, men også, at der er møder der ikke egner sig som online møder og også møder, hvor udbyttet ikke er så højt som ved et fysisk møde.

De fleste tænker, at kortere møder er lig effektive møder – men det er ikke nødvendigvis sandt.

 

Møderne er blevet kortere, men kan det være fordi man selv skulle have kaffen og kagen klar til tiden, man sad ved pc’en allerede – og så er det jo svært at komme for sent etc.

Men er agendaerne også blevet bedre pga. coronakrisen? – jeg tror det ikke. Er mødelederen blevet bedre pga. coronakrisen?– jeg tror det ikke. Kommer referaterne hurtigt efterfølgende med en klar angivelse af hvad der nu skal ske? Hvem skal udføre opgaven og ikke mindst hvornår? – jeg tror det ikke. Der er noget omkring formen som har ændret sig, og som har medvirket til at korte møderne, men at konkluderer at de er blevet mere effektive og mere udbytterige er desværre nok ikke tilfældet. 

Vi er sikre på, at det høje niveau af online møder vil fortsætte efter Corona krisen er overstået, idet mange kan se fordelene i sparede rejsetid og omkostninger og det, at man faktisk kan have ganske udmærkede møder online.

Møder har generelt fået – og får, med rette - meget kritik. Online møderne er i samme situation jf. ovenstående og kan sagtens blive endnu bedre, hvis du følger nedenstående guidelines:

 

FØR MØDET:

  • Husk at være godt forberedt – få læst materialet grundigt inden og forbered nogle spørgsmål til det der skal gennemgås.

  • Pas på med ikke at være for mange til online møderne –  maksimalt 6-8 deltagere ellers er der ikke plads til debat og det kan hurtigt blive for ”rodet”. Det er ganske enkelt for svært/umuligt at styre for mødelederen.

  • Vi vil ikke anbefale mere end maksimalt 30-45 minutters online møder. Bliver de længere, er det svært at fastholde deltagernes fokus.

  • Hvis der er ting i agendaen du ikke helt forstår eller er usikker på – så kontakt mødelederen for en uddybning/afklaring.

  • Log dig på ca. 3-5 minutter før mødet starter – der kan nogle gange være lidt langsom forbindelse eller man skal lige logge på et par gange før man er på.

  • Sikre dig, at du sidder et sted, hvor du ikke bliver forstyrret. 

  • Sørg for at din mikrofon og lyd er aktiveret

  • Sørg for at de dokumenter du skal bruge er åbne.

UNDER MØDET:

Forskellen på online møder og fysiske møder er jo at man ikke er fysisk sammen og dermed ikke kan se hinandens kropssprog mm. Dette stiller derfor større krav til mødelederen og mødedeltagerne.

  • Det er et ”must” at alle har deres online billede og lyd på, så alle kan se hinanden online.

  • Vend din mobil om og indstil den på lydløs så du ikke bliver distraheret

  • Anvend muligheden for ”at række hånden op” som er en funktionalitet i teams – så undgår i at tale i munden på hinanden.

  • Anvend muligheden for at dele dokumenter med hinanden når I skal drøfte konkrete sager.

  • Vær med til at gøre mødet levende og deltag aktivt

  • Sørg for at få summeret godt op inden I går videre til næste punkt. Alle skal vide hvad der skal gøres, hvem der gør det, og ikke mindst hvornår.

  • Inden mødet slutter kan det være en god idé at evaluere mødet. Hvad gik godt – hvad skal evt. laves om – var det for kort for langt – er der noget vi skal ændre til næste gang ?

 

EFTER MØDET:

  • Hvis du er mødeleder så få lavet referatet så hurtigt som muligt – helst et kort beslutningsreferat mens alt er frisk i erindring.

  • De ting du skal følge op på og de opgaver du har lovet at løse, bør du få ind i dit opgaveværktøj i Outlook, så du ikke glemmer det.

  • Sæt evt. tid af i din kalender til forberedelse af det næste møde – god forberedelse er alt afgørende for et godt outcome af møderne.

GODE RÅD TIL DIG SOM MØDELEDER:

Sørg for at involvere mødedeltagerne - involveringen sker allerede i dagsordenen, hvor du skal skrive hvad de indbudte skal forberede sig på og komme med input til. Hvad skal vi og hvorfor skal vi det?

  • Start mødet med noget positivt, det skaber et godt afsæt for resten af mødet. Eksempelvis ros for den gode arbejdsindsats med projekt X eller salgsresultaterne for sidste måned. 

  • Led mødet fremad, og sørg for at få delkonklusioner undervejs i mødet.

  • Spørg deltagerne – også de passive som ikke siger så meget, sørg for at alle er med.

  • Husk at hold snuden i sporet, det kan let stikke af, når det er online – det er dig der er mødelederen, vis det.

  • Evaluer dit møde samme med deltagerne, overholdt I tiden, blev alle hørt, var det en god agenda osv.

For at have et godt afsæt i forlængelse af mødet, er det en rigtig god ide, at bruge nedenstående tabel til at samle op på de aftaler der bliver indgået på mødet:

Skemaet sikrer, at alle hele tiden ved, hvilke opgaver de skal udføre og ikke mindst hvornår. Vi ser rigtig mange referater – opgaverne er der, men der mangler ansvarlig og en deadline. Hvis du ikke sætte en deadline, gør du det umuligt for dig selv at følge op på tingene.   

Som det sidste, kan du sende ovenstående skema ud, som afslutning på mødet eller du kan finpudse det og sende det lige efter mødet. Det vil virke mere professionelt, at du som mødeleder sender et kort referat ud der opsummerer de aftaler de forskellige deltagere skal levere på, til næste gang I mødes virtuelt.

Ingen deltagere skal være i tvivl om hvem der gør hvad, hvorfor og hvornår = klar forventningsafstemning, så dette ikke skal drøftes på det næste møde.

Hvis du vil vide mere om afholdelse af virtuelle møder, er du velkommen til at kontakte mig.

agenda (2).png
16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk