Chefens største problem - 5 råd som kan ændre det hele!

business-3152586_640.jpg

Hvis du har læst vores første 5 nyhedsbreve og fulgt vores anvisninger, er du i en fantastisk position. 

Du er på forkant med dine opgaver, får leveret god kvalitet til tiden – og ofte før, du møder op velforberedt til dine møder, og er du mødelederen, har du fået sendt agendaen ud i god tid, og du holder effektive møder med et stort udbytte. Derudover har du via 1:1 samtaler gode samtaler med dine medarbejder, hvor I har gode processer og god fremgang på aftalte opgaver. Sidst men ikke mindst nyder du din fritid og weekender, uden at tænke på arbejde – du ved jo, at du har 100% styr på dine ting, fordi du har en god og realistisk plan for fremtiden. 

Mere skal der ikke til – 5 nyhedsbreve – med konkrete værktøjer og metoder, klar til at blive implementeret. 

Altså hvis du hører til den type, som får gjort tingene. 

Er du derimod typen, som godt kan se fidusen ved at følge vores råd, men bare ikke lige har haft tid, mangler lidt ”selvstarter” og måske gemmer der sig en undskyldning eller to, er der råd for det: 

Her en kort opsamling på alle de gode råd, så også du kan få det gode arbejdsliv – hvor du styrer tingene i stedet for at blive styret af omstændighederne. 

Råd nr. 1: KORT DINE MØDER

Mange inviterer pr. automatik til 1 time. På masser af møder kan du uden problemer skære 15 eller måske 30 minutter, uden at det går ud over kvaliteten eller udbyttet.

Råd nr. 2: SÆT DIN MØDEFORBEREDELSE I SYSTEM

Det nytter jo ikke noget, at du hele dagen går til møder – som du er dårligt forberedt til. Det koster over hele linjen. At sidde hver aften og forberede sig til de absolut vigtigste møder dagen efter, er heller ikke langtidsholdbart. Du skal til at gøre tingene på en helt anden måde fremover. 

  • Papir-modellen: Hvis du tager agenda med og en notesblok, kan du bruge denne model. Du gør følgende fremover: Straks du modtager agendaen printer du den ud og lægger den i et plastik charteque (så er det også lettere at få med til mødet i stedet for at rende forvirret rundt inden mødet for at finde den). Herefter lægger du charteque’t i en bakke du kalder møder. Hver gang du kommer i tanker om noget du vil sige til mødet eller evt. spørgsmål, skriver du dem ned på den udprintede agenda. Kommer der en mail som er relevant for mødet – printer du også den ud. På den måde skal du på en del møder blot samle op på dine møder (noter) 1-2 dage inden mødet – og det er en helt anden og væsentlig lettere øvelse end at starte med et blankt stykke papir. 

  • Pc-modellen: Her opretter du en opgave, som du kalder forberedelse af møde med Niels xxx. Hver gang du har noget du vil sige – åbner du opgaven og skriver det ind, hver gang du har en mail som skal diskuteres på mødet, sætter du den ind i opgaven med copy paste.  

 

På den måde starter forberedelsen i det øjeblik du modtager agendaen, og at du skriver ned løbende, betyder du sjældent glemmer noget (det gør dem som forbereder sig i sidste øjeblik ofte). Men det betyder også, du er bedre forberedt på kortere tid.  

Læg dertil, at dem som er bedst forberedt til møderne også er dem som får mest ud af dem, og det kan være stærkt karriere fremmende.

Råd nr. 3: FÅ STYR PÅ STRATEGIPLANEN

I bør have strategiplanen digitalt. Fx kan den være bygget op således, at der er 10 indsatsområder, som understøttes af KPI’er, som igen er understøttet af konkrete handlinger adresseret til de ansvarlige, med præcise deadlines. Det smarte er, at det skaber et samlet overblik, og at du har adgang til det hele, uanset hvor du er:

  • Med et par enkelte klik, kan du hele tiden se på hvilket indsatsområde hænger vi, hvilke handlinger er vi bagud med? Hvem er den ansvarlige? Og hvor meget er deadlines overskredet? Det giver os mulighed for at reagere hurtigt – skal der sættes ekstra ressourcer på opgaven? Skal andre projekter udskydes for at få mere tid til hovedopgaven? Skal vi til at have overarbejde? etc. 

  • Arbejdet med strategiplanen skal være synligt og en del af hverdagen. Bruger du opgavelisten i Outlook eller Lotus Notes, er det oplagt at få oprettet en kategori Projekt XXX, oprettet de relevante handlinger med deadlines. Herefter er det let at allokere ressourcer til løsning af de enkelte opgaver – så du ikke fremstår som uforberedt, hvis status på strategiplanen er på agendaen til næste chefmøde.  

Råd nr. 4: CHEFENS MASKINRUM - 1:1 SAMTALERNE

Her har chefen nemlig mulighed for: 

  • At sætte nye skibe i søen.

  • At uddelegere.

  • At følge op på eksisterende opgaver/projekter.

  • At sikre sig, at medarbejderen er velfungerende – dvs. har styr på sine ting, og ikke har flere opgaver end ressourcerne modsvarer.

  • At følge op på de vigtige MUS-mål.

 Og medarbejderen har mulighed for: 

  • At få sparring om konkrete problemstillinger.

  • At få afstemt krav og forventninger på aktuelle opgaver og projekter.

  • At følge op på  opgaver som chefen i det indbyrdes samarbejde har påtaget sig.

  • At informere chefen om konkrete problemstillinger, fx arbejdsbelastning/stress, udviklingen i den personlige handlingsplan (=MUS). 

Løbende forberedelse:

Forberedelse er en ”grundsten” i møder, herunder 1:1 samtalen. Den gode gamle læresætning om, at godt begyndt er halvt fuldendt, passer mere og mere på nutidens møder.

 

Råd nr. 5: ARBEJDER DU EFFEKTIVT NÅR DU ER PÅ FARTEN?

Her et par afgørende råd til hvordan du arbejder effektivt mens du er på farten: 

Din telefon er dit kontor

  • Mailbehandling – mange læser mails på telefonen, men gør ikke noget ved dem? Det har den konsekvens, at du senere skal kigge på mailen igen – det er dobbeltarbejde og koster masser af tid. Via din telefon kan du slette, arkivere, og besvare mails – det betyder at mailboksen er væsentligt reduceret, når du kommer på kontoret eller til pc’eren. Derudover har du adgang til din opgaveliste, og kan løse og skrive opgaver ind, mens du er på farten. Og du kan følge op på løbende processer.

Udnyt tiden

  • Når du er på farten, er der masser af situationer hvor du har 5-7 minutter her og der eller mere. De skal udnyttes, så du ikke er bagud, når du kommer retur til kontoret, eller på hotelværelset. Du sidder i taxa’en på vej til lufthavnen, du er i lufthavnen, du sidder i flyet etc. Du kommer 10 minutter inden kundemødet, der er 10 minutter inden næste kundemøde, der er en pause etc. Der er masser af små tidslommer i løbet af en dag – udnyt dem.  

 

Hvis du vil have vores assistance til at ”høste” og hjælpe med at implementere ovenstående gevinster, er du velkommen til at kontakte os. 

16-jensdahlsgaard.jpg

Jens Dahlsgaard

Mobil 61220915 
jd@nyevisioner.dk